Gestione dei File

Aggiunta di file e attribuzione dei relativi permessi

All'interno dei modelli e delle conversazioni è presente un'area dedicata alla messaggistica. Da qui è possibile comunicare con i colleghi e condividere i contenuti utili.

Per default, i modelli presenti nel Workspace sono visibili a tutti gli utenti con permessi di tipo Standard o superiore. Solo l'assegnazione di un gruppo utenti al modello abilita l'accesso agli eventuali utenti con permessi di tipo Viewer che ne fanno parte.

L'assegnazione di un Gruppo Utenti al modello non comporta però l'accesso diretto da parte dei relativi membri di tipo Viewer anche ai contenuti del modello.

Per rendere visibili i file agli utenti di tipo Viewer è necessario specificare i permessi per ogni singolo file, come descritto di seguito.

Aggiungere nuovi file visibili anche agli utenti di tipo Viewer

1. Seleziona un modello o una conversazione.

2. Clicca sul pulsate con l'icona + in basso a sinistra del campo di testo per i messaggi e seleziona File dal computer dal menu.

3. Aggiungi uno o più file (fino a 10 file) trascinandoli nell'area dedicata della finestra o clicca il pulsante Seleziona file... in basso a destra nella finestra per selezionare uno o più file dal tuo computer.

4. Contestualmente, puoi aggiungere un messaggio di testo alla condivisione dei file.

5. Spunta la casella Abilita ai Viewers presente sotto al campo di testo per assicurarti che questo sia visibile dagli utenti Viewer.

6. Clicca sul pulsante Invia per aggiungere i file selezionati al modello o alla conversazione.

Da questo momento il file e l'eventuale messaggio saranno visibili agli utenti. Ricorda che i file saranno visibili agli utenti di tipo Viewer che hanno accesso al modello o alla conversazione solo se è stata selezionata l'opzione "Abilita ai Viewer".

Modificare visibilità di file già condivisi

1. Per concedere o limitare l'accesso da parte degli utenti Viewer a file già condivisi, seleziona il modello o la conversazione.

2. Clicca sul tab Visualizza file condivisi nella colonna destra dei dettagli e individua il file nella lista. Puoi facilmente riconoscere i file già abilitati alla visualizzazione da parte dei Viewer prima del nome del file è presente un'icona verde con tre utenti.

3. Posizionati con il mouse sopra file e clicca sul pulsante azione Visualizza/Nascondi ai Viewer per attivare o disattivare l'accesso.

4. Vedrai apparire o scomparire l'icona verde con tre utenti prima del nome file in base all'azione che stai eseguendo.

In questo caso la modifica della visibilità è immediata e in caso di attivazione gli utenti Viewer saranno da subito in grado di accedere al file.

Sostituzione di un File esistente con una nuova versione

È possibile sostituire un file con una nuova versione senza doverlo eliminare in anticipo.

1. Per sostituire un file con una nuova versione dello stesso, seleziona il modello o la conversazione desiderati.

2. Clicca sulla scheda Visualizza file condivisi nella colonna di destra dei dettagli e individua il file nell'elenco.

3. Posiziona il cursore del mouse sopra il file e fai clic sul pulsante Sostituisci.

4. Seleziona un file dal tuo dispositivo, assicurandoti che abbia la stessa estensione del file originale.

Quando sostituisci un file:

• L'estensione del nuovo file deve essere identica a quella del file originale.

• Il nome attuale non verrà sovrascritto con quello del nuovo file. Se necessario, potrai comunque rinominare il file successivamente.