Gestione dei File
Aggiunta di file e attribuzione dei relativi permessi
All'interno dei modelli e delle conversazioni è presente un'area dedicata alla messaggistica. Da qui è possibile comunicare con i colleghi e condividere i contenuti utili.
Per default, i modelli presenti nel Workspace sono visibili a tutti gli utenti con permessi di tipo Standard o superiore. Solo l'assegnazione di un gruppo utenti al modello abilita l'accesso agli eventuali utenti con permessi di tipo Viewer che ne fanno parte.
L'assegnazione di un Gruppo Utenti al modello non comporta però l'accesso diretto da parte dei relativi membri di tipo Viewer anche ai contenuti del modello.
Per rendere visibili i file agli utenti di tipo Viewer è necessario specificare i permessi per ogni singolo file, come descritto di seguito.
Aggiungere file ad un modello o ad una conversazione
Seleziona un modello o una conversazione.
Clicca sull’icona “+” in basso a sinistra del campo di testo e scegli File dal computer.
Aggiungi fino a 10 file per messaggio:
Trascinandoli nell’area dedicata
Cliccando su Seleziona file...
Incollandoli direttamente nel campo di testo
Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale).
Clicca su Invia per completare la condivisione.
Aggiungere file visibili anche agli utenti Viewer
Seleziona un modello o una conversazione.
Clicca sull’icona “+” in basso a sinistra del campo di testo e scegli File dal computer.
Aggiungi fino a 10 file per messaggio:
Trascinandoli nell’area dedicata
Cliccando su Seleziona file...
Incollandoli direttamente nel campo di testo
Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale).
Spunta la casella Abilita ai Viewer per rendere visibili file e testo anche agli utenti Viewer.
Clicca su Invia per completare la condivisione.
I file saranno visibili anche agli utenti Viewer solo se l’opzione Abilita ai Viewer è selezionata e questi utenti hanno accesso al modello o alla conversazione.
Modificare la visibilità di file già condivisi
Seleziona il modello o la conversazione.
Clicca sul tab File condivisi nella colonna destra.
Individua il file nella lista.
I file visibili ai Viewer sono contrassegnati da un’icona verde con tre utenti prima del nome.
Passa il mouse sul file e clicca su Visualizza/Nascondi ai Viewer per modificare la visibilità.
L’icona verde con tre utenti apparirà o scomparirà a seconda dell’azione eseguita.
La modifica della visibilità è immediata e in caso di attivazione gli utenti Viewer saranno da subito in grado di accedere al file.
Sostituzione di un File esistente con una nuova versione
È possibile sostituire un file con una nuova versione senza doverlo eliminare in anticipo.
Per sostituire un file con una nuova versione dello stesso, seleziona il modello o la conversazione desiderati.
Clicca sulla scheda File condivisi nella colonna di destra dei dettagli e individua il file nell'elenco.
Posiziona il cursore del mouse sopra il file e fai clic sul pulsante con l'icone dei tre punti.
Clicca sulla voce Sostituisci dal menu a tendina.
Seleziona un file dal tuo dispositivo, assicurandoti che abbia la stessa estensione del file originale.
Quando sostituisci un file:
L'estensione del nuovo file deve essere la stessa del file originale.
Il nome attuale non verrà sovrascritto con quello del nuovo file. Se necessario, potrai comunque rinominare il file successivamente.
Sostituire un file in blocco nel Workspace
Puoi sostituire lo stesso file in più modelli e conversazioni partendo dai risultati della ricerca Files.
Apri la ricerca globale e seleziona la sezione Files.
Cerca il file e, se necessario, clicca su Search exact match per restringere i risultati al nome esatto del file.
Clicca su Bulk Replace sul file che vuoi aggiornare.
Controlla la lista dei target trovati nel workspace.
Prima di continuare puoi escludere manualmente uno o più target.
Carica il nuovo file:
trascinandolo nell’area dedicata
cliccando su Select file
incollandolo nell’area messaggio
Facoltativamente puoi:
aggiungere un messaggio associato
abilitare la visibilità ai Viewer
attivare Update file name in selected items per rinominare il file nei target selezionati
Se la rinomina è attiva, il sistema verifica eventuali conflitti di nome prima di permettere l’operazione.
Clicca su Replace files per completare l’aggiornamento.
Al termine dell’operazione, il sistema mostra una finestra dedicata con il riepilogo dettagliato e il pulsante Export CSV.
Eliminare in blocco le occorrenze di un file nel Workspace
Puoi anche eliminare tutte le occorrenze dello stesso file in più modelli e conversazioni partendo dai risultati della ricerca Files.
Apri la ricerca globale e seleziona la sezione Files.
Cerca il file e, se necessario, clicca su Search exact match.
Clicca su Bulk Delete sul file selezionato.
Controlla i target trovati nel workspace e rimuovi gli elementi che non vuoi includere.
Seleziona la casella di conferma per confermare che vuoi procedere.
Clicca su Delete per eliminare tutte le occorrenze selezionate.
Bulk Delete è un’operazione distruttiva. Il sistema richiede una conferma esplicita prima di continuare.
Cercare ed esportare i risultati file
La sezione Files della ricerca globale offre anche strumenti aggiuntivi per velocizzare la gestione dei file:
Usa Search exact match per aggiornare i risultati usando il nome esatto del file.
Usa Export CSV per scaricare la lista corrente dei risultati della ricerca file.
Il file esportato include i risultati attualmente visibili nel pannello di ricerca.
Scaricare tutti i file di un modello
Puoi scaricare tutti i file di un modello in un unico archivio ZIP, risparmiando tempo quando devi lavorare con più file.
Seleziona il modello o la conversazione.
Clicca sul tab File condivisi nella colonna destra.
Clicca sull'icona di download in alto nella lista dei file.
Attendi mentre il sistema prepara l'archivio ZIP.
La finestra di preparazione mostra il progresso e il numero di file in compressione.
Una volta pronto, il download partirà automaticamente.
Cosa succede durante il download:
Tutti i file a cui hai accesso sono inclusi nell'archivio ZIP.
Gli utenti Viewer riceveranno solo i file per cui hanno i permessi di accesso.
Se alcuni file non sono disponibili nello storage, vedrai un avviso con la lista dei file mancanti.
Questa funzionalità è disponibile per tutti gli utenti e rispetta i permessi di accesso individuali ai file.
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