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# Gestione dei file

Aggiunta di file e attribuzione dei relativi permessi

All'interno dei modelli e delle conversazioni è presente un'area dedicata alla messaggistica. Da qui è possibile comunicare con i colleghi e condividere i contenuti utili.

{% hint style="success" %}
Per default, i *modelli* presenti nel Workspace sono visibili a tutti gli utenti con permessi di tipo **Standard** o superiore. Solo l'assegnazione di un gruppo utenti al modello abilita l'accesso agli eventuali utenti con permessi di tipo **Viewer** che ne fanno parte.

L'assegnazione di un Gruppo Utenti al modello non comporta però l'accesso diretto da parte dei relativi membri di tipo *Viewer* anche ai contenuti del modello.

Per rendere visibili i file agli utenti di tipo *Viewer* è necessario specificare i permessi per ogni singolo file, come descritto di seguito.
{% endhint %}

## Aggiungere file ad un modello o ad una conversazione

1. Seleziona un **modello** o una **conversazione**.
2. Clicca sull’icona **“+”** in basso a sinistra del campo di testo e scegli **File dal computer**.
3. Aggiungi fino a **10 file per messaggio**:
   * Trascinandoli nell’area dedicata
   * Cliccando su **Seleziona file...**
   * Incollandoli direttamente nel campo di testo
4. Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale).
5. Clicca su **Invia** per completare la condivisione.

## Aggiungere file visibili anche agli utenti Viewer

1. Seleziona un **modello** o una **conversazione**.
2. Clicca sull’icona **“+”** in basso a sinistra del campo di testo e scegli **File dal computer**.
3. Aggiungi fino a **10 file per messaggio**:
   * Trascinandoli nell’area dedicata
   * Cliccando su **Seleziona file...**
   * Incollandoli direttamente nel campo di testo
4. Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale).
5. Imposta il controllo su **Make visible to Viewers** per file e testo di accompagnamento.
6. Clicca su **Invia** per completare la condivisione.

{% hint style="warning" %}
I file sono visibili ai Viewer solo quando la visibilità Viewer è abilitata e questi utenti possono accedere al Modello o alla Conversazione.
{% endhint %}

## Modificare la visibilità di file già condivisi

1. Seleziona il **modello** o la **conversazione**.
2. Apri la scheda **Files** nella sidebar dei dettagli.
3. Individua il file nell'elenco.
4. Usa **Make visible to viewers** o **Hide from viewers**.
5. L'icona con le persone riflette la visibilità corrente.

{% hint style="warning" %}
La modifica della visibilità è immediata e in caso di attivazione gli utenti Viewer saranno da subito in grado di accedere al file.
{% endhint %}

## **Sostituzione di un File esistente con una nuova versione**

È possibile sostituire un file con una nuova versione senza doverlo eliminare in anticipo.

1. Per sostituire un file con una nuova versione dello stesso, seleziona il modello o la conversazione desiderati.
2. Apri la scheda **Files** nella sidebar dei dettagli e individua il file.
3. Posiziona il cursore del mouse sopra il file e fai clic sul pulsante con l'icone dei tre punti.
4. Scegli **Replace** dal menu.
5. Seleziona un file dal tuo dispositivo, assicurandoti che abbia la stessa estensione del file originale.

{% hint style="warning" %}
**Quando sostituisci un file:**

* L'estensione del nuovo file deve essere **la stessa** del file originale.
* Il nome attuale **non** verrà sovrascritto con quello del nuovo file. Se necessario, potrai comunque rinominare il file successivamente.
  {% endhint %}

## Sostituire un file in blocco nel Workspace

Puoi sostituire lo stesso file in più modelli e conversazioni partendo dai risultati della ricerca **Files**.

1. Apri la **ricerca globale** e seleziona la sezione **Files**.
2. Cerca il file e, se necessario, clicca su **Search exact match** per restringere i risultati al nome esatto del file.
3. Clicca su **Bulk Replace** sul file che vuoi aggiornare.
4. Controlla la lista dei target trovati nel workspace.
   * Prima di continuare puoi escludere manualmente uno o più target.
5. Carica il nuovo file:
   * trascinandolo nell’area dedicata
   * cliccando su **Select file**
   * incollandolo nell’area messaggio
6. Facoltativamente puoi:
   * aggiungere un messaggio associato
   * abilitare la visibilità ai **Viewer**
   * attivare **Update file name in selected items** per rinominare il file nei target selezionati
7. Se la rinomina è attiva, il sistema verifica eventuali **conflitti di nome** prima di permettere l’operazione.
8. Clicca su **Replace files** per completare l’aggiornamento.

{% hint style="info" %}
Al termine dell’operazione, il sistema mostra una finestra dedicata con il riepilogo dettagliato e il pulsante **Export CSV**.
{% endhint %}

## Eliminare in blocco le occorrenze di un file nel Workspace

Puoi anche eliminare tutte le occorrenze dello stesso file in più modelli e conversazioni partendo dai risultati della ricerca **Files**.

1. Apri la **ricerca globale** e seleziona la sezione **Files**.
2. Cerca il file e, se necessario, clicca su **Search exact match**.
3. Clicca su **Bulk Delete** sul file selezionato.
4. Controlla i target trovati nel workspace e rimuovi gli elementi che non vuoi includere.
5. Seleziona la casella di conferma per confermare che vuoi procedere.
6. Clicca su **Delete** per eliminare tutte le occorrenze selezionate.

{% hint style="warning" %}
Bulk Delete è un’operazione distruttiva. Il sistema richiede una conferma esplicita prima di continuare.
{% endhint %}

## Cercare ed esportare i risultati file

La sezione **Files** della ricerca globale offre anche strumenti aggiuntivi per velocizzare la gestione dei file:

1. Usa **Search exact match** per aggiornare i risultati usando il nome esatto del file.
2. Usa **Export CSV** per scaricare la lista corrente dei risultati della ricerca file.

Il file esportato include i risultati attualmente visibili nel pannello di ricerca.

## Scaricare tutti i file di un modello

Puoi scaricare tutti i file di un modello in un unico archivio ZIP, risparmiando tempo quando devi lavorare con più file.

1. Seleziona il **modello** o la **conversazione**.
2. Apri la scheda **Files** nella sidebar dei dettagli.
3. Clicca sull'**icona di download** in alto nella lista dei file.
4. Attendi mentre il sistema prepara l'archivio ZIP.
   * La finestra di preparazione mostra il progresso e il numero di file in compressione.
5. Una volta pronto, il download partirà automaticamente.

{% hint style="info" %}
**Cosa succede durante il download:**

* Tutti i file a cui hai accesso sono inclusi nell'archivio ZIP.
* Gli utenti Viewer riceveranno solo i file per cui hanno i permessi di accesso.
* Se alcuni file non sono disponibili nello storage, vedrai un avviso con la lista dei file mancanti.
  {% endhint %}

{% hint style="success" %}
Questa funzionalità è disponibile per tutti gli utenti e rispetta i permessi di accesso individuali ai file.
{% endhint %}

## Visualizzare l'anteprima e scaricare un file

Seleziona un file supportato per aprirne l'anteprima. In base al formato, l'anteprima può mostrare immagini, PDF, fogli di calcolo, contenuti ZIP o altri documenti supportati. Usa **Open in new tab** o **Download** quando ti serve l'originale.

Se l'anteprima non è disponibile, scarica il file e aprilo con un'applicazione adatta. I controlli di accesso valgono anche per anteprime e download.

## Rinominare o eliminare un file

Apri le opzioni del file e scegli **Rename** per cambiare il nome visualizzato. L'estensione fa parte del formato e non deve essere modificata per simulare un tipo di file diverso.

L'autore o un moderatore autorizzato può scegliere **Delete file**. L'azione rimuove quell'occorrenza dal contenuto in cui era stata condivisa. Usa l'operazione massiva solo quando vuoi intervenire sulle occorrenze corrispondenti in più elementi.

## Consultare versioni e storico del file

Per i file e i ruoli supportati, il menu mette a disposizione due viste collegate:

* **Browse versions** elenca le versioni create tramite sostituzione e permette di consultare le revisioni disponibili;
* **File history** registra gli eventi e le modifiche del file nel tempo.

La sostituzione crea una relazione di versione gestita; caricare un altro file con un nome simile non crea automaticamente una nuova versione.

## Gestire più file nello stesso elemento

Nella scheda **Files**, attiva la modalità selezione per scegliere i file accessibili. Puoi eliminare insieme i file selezionati o scaricare quelli disponibili in un archivio ZIP. Controlla attentamente la conferma, perché l'eliminazione interviene sulle occorrenze selezionate.