Gestione dei File

Aggiunta di file e attribuzione dei relativi permessi

All'interno dei modelli e delle conversazioni è presente un'area dedicata alla messaggistica. Da qui è possibile comunicare con i colleghi e condividere i contenuti utili.

Per default, i modelli presenti nel Workspace sono visibili a tutti gli utenti con permessi di tipo Standard o superiore. Solo l'assegnazione di un gruppo utenti al modello abilita l'accesso agli eventuali utenti con permessi di tipo Viewer che ne fanno parte.

L'assegnazione di un Gruppo Utenti al modello non comporta però l'accesso diretto da parte dei relativi membri di tipo Viewer anche ai contenuti del modello.

Per rendere visibili i file agli utenti di tipo Viewer è necessario specificare i permessi per ogni singolo file, come descritto di seguito.

Aggiungere file ad un modello o ad una conversazione

1. Seleziona un modello o una conversazione.

2. Clicca sull’icona “+” in basso a sinistra del campo di testo e scegli File dal computer.

3. Aggiungi fino a 10 file per messaggio:

   • Trascinandoli nell’area dedicata

   • Cliccando su Seleziona file...

   • Incollandoli direttamente nel campo di testo

4. Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale).

5. Clicca su Invia per completare la condivisione.

Aggiungere file visibili anche agli utenti Viewer

1. Seleziona un modello o una conversazione.

2. Clicca sull’icona “+” in basso a sinistra del campo di testo e scegli File dal computer.

3. Aggiungi fino a 10 file per messaggio:

   • Trascinandoli nell’area dedicata

   • Cliccando su Seleziona file...

   • Incollandoli direttamente nel campo di testo

4. Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale).

5. Spunta la casella Abilita ai Viewer per rendere visibili file e testo anche agli utenti Viewer.

6. Clicca su Invia per completare la condivisione.

I file saranno visibili anche agli utenti Viewer solo se l’opzione Abilita ai Viewer è selezionata e questi utenti hanno accesso al modello o alla conversazione.

Modificare la visibilità di file già condivisi

1. Seleziona il modello o la conversazione.

2. Clicca sul tab File condivisi nella colonna destra.

3. Individua il file nella lista.

   • I file visibili ai Viewer sono contrassegnati da un’icona verde con tre utenti prima del nome.

4. Passa il mouse sul file e clicca su Visualizza/Nascondi ai Viewer per modificare la visibilità.

5. L’icona verde con tre utenti apparirà o scomparirà a seconda dell’azione eseguita.

La modifica della visibilità è immediata e in caso di attivazione gli utenti Viewer saranno da subito in grado di accedere al file.

Sostituzione di un File esistente con una nuova versione

È possibile sostituire un file con una nuova versione senza doverlo eliminare in anticipo.

1. Per sostituire un file con una nuova versione dello stesso, seleziona il modello o la conversazione desiderati.

2. Clicca sulla scheda File condivisi nella colonna di destra dei dettagli e individua il file nell'elenco.

3. Posiziona il cursore del mouse sopra il file e fai clic sul pulsante con l'icone dei tre punti.

4. Clicca sulla voce Sostituisci dal menu a tendina.

5. Seleziona un file dal tuo dispositivo, assicurandoti che abbia la stessa estensione del file originale.

Quando sostituisci un file:

• L'estensione del nuovo file deve essere la stessa del file originale.

• Il nome attuale non verrà sovrascritto con quello del nuovo file. Se necessario, potrai comunque rinominare il file successivamente.