# Cos'è Fashionupdater? Fashionupdater è una piattaforma di comunicazione e condivisione informazioni per le aziende dell'industria della moda. Fashionupdater riunisce comunicazioni di sviluppo prodotto, file, Notes, attività e decisioni in Workspace condivisi. Le esperienze desktop e mobile usano gli stessi contenuti e le stesse regole di accesso. ### Mantiene tutti aggiornati Usa i **Modelli** per il lavoro legato a uno stile e le **Conversazioni** per argomenti condivisi più ampi. Quando abilitate, le **Chats** dirette e di gruppo supportano discussioni non legate a un Modello. Menzioni, risposte, reazioni, notifiche e attività aiutano le persone giuste a seguire ogni aggiornamento. ### Facilita la ricerca Usa **Global Search** per trovare Modelli, Conversazioni, utenti, messaggi, Notes e file. Combina Tag, Gruppi Utente, stati di avanzamento e Modelli seguiti per restringere gli elenchi. Gli utenti autorizzati possono inoltre applicare le operazioni massive supportate. ### Gestisce le attività Crea un'attività mentre scrivi un messaggio o partendo da un messaggio esistente, assegnala a te, a un'altra persona o a un Gruppo Utente, quindi completala o riaprila da desktop o mobile. ### Lavora ovunque ti trovi L'app desktop è pensata per il lavoro multi-pannello e l'amministrazione. La PWA mobile offre un accesso mirato a messaggi, file, attività, ricerca, notifiche e link diretti dallo smartphone. ### Supporto multilingue L'Help Center è disponibile in italiano e in inglese. Usa il menu a tendina in alto a sinistra per scegliere la tua lingua preferita. # Panoramica e requisiti Panoramica del servizio e Requisiti tecnici di base ## Panoramica del servizio Fashionupdater è un servizio basato interamente sul cloud. Si fonda sul concetto di [Workspace](/per-iniziare/crea-un-nuovo-workspace) come contenitore di contenuti. Questi si distinguono principalmente tra [Modelli e Conversazioni](/gestione-del-workspace/operazioni-sui-modelli).
Interfaccia principalePanoramica generale e come muoversi all'interno di Fashionupdater.Interfaccia desktop
Utilizzare FashionupdaterModelli, Conversazioni e tutti i modi per organizzare il lavoro.Modelli e Conversazioni
Gestione del WorkspaceCome organizzare i Gruppi, gli utenti e i relativi permessi.Amministrazione del Workspace
## Requisiti tecnici di base Fashionupdater è stato sviluppato utilizzando gli standard supportati dai principali web browser moderni. La versione v4 prevede due esperienze dedicate: * l'app **desktop**, pensata per lavorare da computer con una risoluzione consigliata almeno di 1280x1024; * l'app **mobile**, ottimizzata per l'uso da smartphone. In entrambi i casi è necessaria una connessione internet stabile. ## Versione e Aggiornamenti Per informazioni riguardanti l'ultima versione disponibile e le nuove funzionalità introdotte visita la pagina [Release Notes](https://headwayapp.co/fashionupdater-release-notes). ## Stato del sistema Puoi monitorare lo stato del sistema e dei servizi collegati visitando la pagina: [System Status](https://fashionupdater.statuspage.io/). # Il Workspace In Fashionupdater il **Workspace** è lo spazio di lavoro principale, grazie al quale diventa possibile la collaborazione tra più utenti, anche di aziende diverse. Ogni Workspace può essere personalizzato con i [tag](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/tags-e-gruppi-utenti), che aiutano la ricerca rapida dei modelli e il raggruppamento degli stessi in base alle esigenze aziendali, come stagioni, collezioni, brand ecc. Il Workspace definisce anche persone, ruoli, regole di accesso, stati di avanzamento e funzioni di prodotto abilitate. Gli amministratori autorizzati possono [invitare altri utenti](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/invitare-un-nuovo-utente), assegnare ruoli e usare i Gruppi Utente per limitare l'accesso ai Modelli e alle Conversazioni previsti. Se il tuo account appartiene a più Workspace, usa il selettore Workspace. Contenuti e permessi restano separati tra i diversi Workspace. # Utenti e ruoli Ogni persona appartiene a un Workspace con un livello di permesso e una tipologia di membro **Internal** o **External**. L'app mostra soltanto le sezioni e le azioni consentite da questa combinazione e dalle funzioni abilitate nel Workspace. ## Livelli di permesso | Ruolo | Accesso tipico | | ----------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Primary Owner** | È il proprietario del Workspace e ha il livello più alto di amministrazione del Workspace. | | **Owner** | Gestisce configurazione, membri e contenuti secondo le funzioni abilitate. | | **Admin** | Gestisce le impostazioni operative e i contenuti disponibili agli amministratori. | | **Standard** | Crea e modifica Modelli, Conversazioni, messaggi, file, Notes e attività dove ha accesso. | | **Viewer** | Accede ai Modelli o alle Conversazioni assegnati e soltanto ai singoli contenuti resi visibili ai Viewer. | Fashionupdater prevede anche il ruolo di sistema **Super Admin**, che non viene assegnato dalla normale gestione membri del Workspace. {% hint style="info" %} La tabella descrive il modello generale. L'interfaccia è la fonte definitiva per le azioni disponibili al tuo account in uno specifico Workspace. {% endhint %} ## Membri Internal ed External I membri **Internal** appartengono all'organizzazione che gestisce il Workspace. I membri **External** sono pensati per fornitori, partner e collaboratori esterni. Gli inviti External usano il livello Viewer e possono essere limitati ai Modelli o alle Conversazioni assegnati tramite Gruppi Utente. ## L'accesso Viewer ha due livelli Un Viewer può aprire un Modello o una Conversazione solo quando il Gruppo Utente corretto gli concede accesso. All'interno, anche ogni messaggio, file, Note o link Drive deve essere reso visibile ai Viewer. Questa separazione permette di condividere soltanto i contenuti destinati ai collaboratori esterni o con accesso limitato. ## Dove si gestiscono i ruoli Gli amministratori autorizzati usano **Workspace Settings → Members** per modificare livello di permesso, tipo di membro, stato di accesso e controlli di sicurezza disponibili. Consulta [Gestione ruoli](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/gestione-del-team). # Interfaccia desktop ## La Dashboard La Dashboard è l'interfaccia principale dell'applicazione.\ Da qui è possibile gestire tutti i modelli del Workspace, crearne di nuovi, assegnare tag e gruppi utenti per collaborare con altri utenti. Nell'interfaccia desktop v4 l'area di lavoro è organizzata in tre zone principali: * la **sidebar sinistra**, con le sezioni principali, i filtri e i badge di attenzione; * la **lista centrale**, che mostra gli elementi della sezione selezionata; * l'area di lavoro a destra, dove puoi leggere messaggi, gestire file e consultare i dettagli dell'elemento selezionato. ## Barra superiore degli strumenti e ricerca globale La barra superiore dei menu contiene il pulsante per aggiungere nuovi contenuti, quello per accedere alle preferenze utente (in alto a destra) e al centro il campo per la ricerca globale all'interno del Workspace. I risultati della ricerca mettono inoltre a disposizione strumenti contestuali in base alla categoria selezionata: * in **Modelli** e **Conversazioni** sono disponibili **Broadcast Message** ed **Export CSV** * in **Files** sono disponibili **Search exact match**, **Bulk Replace**, **Bulk Delete** ed **Export CSV** Per le istruzioni dettagliate, consulta [Gestione dei Messaggi](/condividere-contenuti/gestione-dei-messaggi) e [Gestione dei File](/condividere-contenuti/gestione-dei-file). Per l'elenco completo dei flussi di ricerca e modifica multipla, consulta [Ricerca, filtri e operazioni multiple](/gestione-del-workspace/operazioni-sui-modelli/ricerca-filtri-e-operazioni-multiple). ## Barra Laterale ### Sezioni del menù principale {% tabs %} {% tab title="Home" %} **Home** mostra una panoramica rapida del tuo lavoro recente, come gli ultimi modelli aperti e le attività ancora da completare. {% endtab %} {% tab title="Modelli" %} I **Modelli** sono i contenitori pronti a raccogliere in modo ordinato tutte le informazioni necessarie al Team. Grazie ai modelli, infatti, le comunicazioni tra le persone coinvolte nello sviluppo saranno sempre di facile accesso in qualsiasi momento. A diferenza delle comunicazioni che avvengono tramite email, nei modelli tutto è fin da subito nel posto giusto e contemporaneamente condiviso con le persone giuste.
{% endtab %} {% tab title="Conversazioni" %} Le **Conversazioni** sono dei contenitori simili ai modelli. Hanno un focus più ampio ma raccolgono comunicazioni e informazioni allo stesso modo. {% endtab %} {% tab title="Preferiti" %} **Starred** raccoglie i modelli e le conversazioni che hai salvato come preferiti, così puoi raggiungerli velocemente. {% endtab %} {% tab title="Task Manager" %} **Task Manager** aiuta le persone a portare a termine tutte le attività quotidiane senza dimenticarne. Allo stesso tempo, aiuta i responsabili di progetto ad assegnare le attività alle giuste risorse e a controllarne lo stato di avanzamento. {% endtab %} {% tab title="Chats" %} Quando abilitate nel Workspace, le **Chats** offrono conversazioni dirette e di gruppo non collegate a uno specifico Modello. {% endtab %} {% tab title="Salvati e bozze" %} **Saved Messages** contiene i messaggi salvati. **Drafts** raccoglie i flussi in cui hai testo o allegati non ancora inviati. {% endtab %} {% endtabs %} ### Modelli e Conversazioni In Fashionupdater le informazioni sono catalogate grazie ai **Modelli** e alle **Conversazioni**: utilizzali per aggiungere messaggi, file, immagini, note di testo e tutto il necessario per portare avanti il tuo lavoro e quello del tuo team. {% tabs %} {% tab title="Informazioni principali" %} Una volta selezionato un modello o una conversazione potrai visualizzare le **informazioni principali** nella colonna dettagli di destra: nome, descrizione, taglia base, stato di avanzamento e immagine di copertina. Qui vedrai anche i tag e i gruppi utente assegnati, in base ai permessi del tuo account. {% endtab %} {% tab title="Messaggi e file" %} I modelli e le conversazioni offrono uno spazio dedicato per scrivere **messaggi** e aggiungere **file**. Qui è tutto ordinato e catalogato e puoi scorrere verso l’alto per vedere la cronologia della conversazione. {% endtab %} {% endtabs %} ### Menu utente Il **Menu utente** mostra il tuo nome e quello del workspace su cui stai lavorando.\ Dal menu principale puoi accedere alle sezioni per la gestione del tuo account e dell'intero workspace, in base ai tuoi permessi di accesso. ### Centro notifiche Il **Centro notifiche** ti aiuta a capire quando è richiesta la tua attenzione rispetto alle richieste dei tuoi colleghi o a nuove attività che ti sono state assegnate. Nel centro notifiche riceverai un badge rosso quando un collega ti menziona all'interno di una conversazione o di un modello o quando ti assegna un task da completare. ### Badge nella sidebar La sidebar mostra dei badge quando ci sono elementi che richiedono attenzione: * **Tasks** mostra le attività aperte assegnate a te; * **Models** mostra i nuovi messaggi nei modelli che segui; * **Conversations** mostra i nuovi messaggi nelle conversazioni a cui hai accesso; * **Chats**, se disponibile nel tuo workspace, mostra i nuovi messaggi nelle chat. Per i modelli il badge compare solo sui modelli che hai deciso di seguire. Le conversazioni e le chat sono invece considerate già seguite quando ne fai parte. ### Filtri {% tabs %} {% tab title="Tag" %} I **Tag** ti aiutano ad organizzare i modelli e ti permettono di creare liste dinamiche per trovare facilmente qualsiasi contenuto tu stia cercando.\ Per esempio puoi raggruppare ed organizzare i modelli per stagione, brand, collezione. I principali tipi di Tag usati per l'organizzazione sono: 1. **Season**: per attribuire una specifica stagione ad un modello. 2. **Brand**: per attribuire ad esempio un brand o una collezione ad un modello. 3. **General**: utili a tenere ordinati i modelli, ad esempio *uomo*, *donna*, *pantalone*, *giacca*, ecc. {% endtab %} {% tab title="Gruppi Utente" %} I **Gruppi Utente** sono dei gruppi che vengono definiti nel Workspace con lo scopo di organizzare al meglio i vari Team e fornire degli accessi mirati e ben definiti a tutti i collaboratori, anche quelli esterni. I gruppi utente ti aiutano per esempio a menzionare più utenti in una sola volta, così da attirare l'attenzione di un intero team su un'attività specifica. I gruppi utente possono essere assegnati sia ai modelli che alle conversazioni. Quando assegni un Gruppo Utente ad un modello, tutti i membri del gruppo potranno accedervi e vedere i relativi contenuti, in base al loro permessi specifici. {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="info" %} L'assegnazione ai modelli di tag di tipo **Season** o **Brand** sarà utile, oltre all'organizzazione dei contenuti, in fase di generazione dei report pdf a partire dei file di testo. {% endhint %} ## Lista centrale In base alla selezione del menù principale e ai filtri a disposizione, la **Lista Centrale** mostra gli elementi caricati.\ Dalla lista centrale è possibile selezionare un *modello* o una *conversazione* per accedere ai contenuti e ai file condivisi. In questa sezione è possibile agire su multipli elementi, ad esempio per attribuire un tag o un gruppo utente a più modelli in una sola operazione. Vedi la seziona dedicata all'organizzazione dei contenuti. Nella sezione **Models** puoi anche filtrare la lista per vedere solo i modelli che segui. Il filtro resta attivo mentre scorri la lista e carichi altri risultati; quando passi a un'altra sezione e torni su **Models**, il filtro viene azzerato. ## Messaggi e File Se dalla [Lista Centrale](#lista-centrale) viene selezionato un modello o una conversazione, vedrai apparire subito sulla destra la relativa sezione dedicata all'aggiunta dei messaggi e dei file. ### Campo messaggio Campo di testo grazie al quale puoi comporre i messaggi e condividere file, che saranno quindi fin da subito caricati nel posto giusto. Nella composizione del messaggio hai la possibilità di taggare altri utenti del workspace. Se presenti, puoi taggare anche i gruppi utenti assegnati al modello o alla conversazione su cui stai lavorando: in questo modo è più veloce raggiungere l'attenzione di tutte le persone interessate. ### Messaggio come Task Dal campo messaggio puoi anche gestire facilmente le **attività**. Grazie a due switch dedicati posti sotto al campo di testo, puoi decidere se trasformare il messaggio che stai scrivendo in una attività legata al modello o alla conversazione selezionata. In questo caso il messaggio viene aggiunto alla chat e allo stesso tempo viene convertito nel testo di una attività che potrai vedere accedendo alla voce **Task Manager** del menu principale. ### Messaggio visibile agli utenti Viewer Questo switch posto sotto al campo messaggio permette di aggiungere un messaggio o un file con il livello di permessi che ne rendono possibile la visualizzazione anche agli utenti di tipo Viewer. Vai alla sezione [Gestione dei Messaggi](/condividere-contenuti/gestione-dei-messaggi) per maggiori informazioni sui permessi dei singoli messaggi. ## Colonna dettagli Nella colonna destra dei dettagli vengono mostrati i principali dettagli dell'elemento selezionato nella lista centrale, come il nome, la descrizione, lo stato di avanzamento, ecc. In caso di modello o conversazione, in questa sezione sono visibili anche i tag e i gruppi utente assegnati. # App mobile e installazione PWA Installare e usare Fashionupdater su smartphone Fashionupdater mobile è un'esperienza dedicata allo smartphone e usa lo stesso account, Workspace, contenuti e permessi dell'app desktop. ## Cosa puoi fare da mobile La navigazione inferiore permette di aprire rapidamente **Home**, **Models**, **Conversations**, **Tasks** e **Search**. Dalla Home puoi raggiungere anche **Starred**, **Saved Messages** e, se disponibili nel Workspace, le **Chats**. Da mobile puoi: * leggere e inviare messaggi, rispondere, reagire, salvare e tradurre; * aprire Modelli, Conversazioni e Chat tramite notifiche o link condivisi; * consultare e scaricare file e documenti collegati; * controllare e completare le attività assegnate; * usare ricerca, notifiche e preferenze account. Alcune funzioni amministrative e le operazioni massive sono disponibili solo nell'app desktop. ## Installare la Progressive Web App Fashionupdater mobile può essere installato come **Progressive Web App (PWA)** da un browser supportato. ### iPhone o iPad 1. Apri l'indirizzo dell'app mobile in **Safari**. 2. Tocca **Condividi**. 3. Scegli **Aggiungi alla schermata Home** e conferma. ### Android 1. Apri l'indirizzo dell'app mobile in **Chrome**. 2. Apri il menu del browser. 3. Scegli **Installa app** o **Aggiungi a schermata Home** e conferma. La voce mostrata dipende dal dispositivo e dalla versione del browser. ## Notifiche push e link diretti Quando il browser e il Workspace lo consentono, puoi attivare le notifiche push dalla sezione notifiche o dalle preferenze. Se il sistema chiede il permesso, conferma anche nella finestra del browser o del sistema operativo. I link a Modelli, Conversazioni, Chat, messaggi e attività aprono direttamente il contenuto corretto. Se la sessione è scaduta, effettua l'accesso: al termine Fashionupdater prova a riprendere la destinazione richiesta. {% hint style="info" %} Disponibilità e contenuto visibile dipendono sempre dal Workspace, dal ruolo e dai permessi assegnati al tuo account. {% endhint %} # Amministrazione del Workspace Gestire impostazioni, accessi, classificazioni e report condivisi Usa l'amministrazione del Workspace per gestire configurazione condivisa, membri, inviti, Gruppi Utente, Tag, stati di avanzamento, Audit Log e Insights. La navigazione si adatta al ruolo: se una sezione non è visibile, il tuo account non dispone del permesso richiesto in quel Workspace. Aspetto, notifiche, profilo e sicurezza personali si trovano in **User Preferences** e **Account Settings**, non nell'amministrazione condivisa. # Impostazioni del Workspace Modificare impostazioni condivise e contenuti della sidebar Le impostazioni del Workspace si applicano a tutti i membri. Solo i ruoli con il livello amministrativo richiesto possono visualizzarle e modificarle. ## Impostazioni generali Apri **Workspace Settings → General** per gestire: * **Workspace Name**; * **Workspace Color**, usato in sidebar, etichette e riferimenti al Workspace; * **Default Progress Status** per i nuovi Modelli. Colore e stato predefinito vengono salvati automaticamente. Usa l'azione di salvataggio mostrata per i campi che richiedono una conferma esplicita. ## Right Sidebar Apri **Workspace Settings → Right Sidebar** per scegliere quali schede di dettaglio supportate mostrare per Modelli e Conversazioni. La configurazione può includere sezioni come Files, Notes, documenti collegati o Contributors. Nascondere una scheda modifica l'interfaccia del Workspace; non elimina i contenuti sottostanti. ## Altre sezioni amministrative La navigazione Workspace Settings mette inoltre a disposizione, in base al ruolo: * **Members** e **Invitations**; * **User Groups**, **Tags** e **Progress Status**; * **Audit Log** e **Insights**; * le sezioni personali **User Preferences** e **Account Settings**. Gli amministratori di sistema possono vedere strumenti aggiuntivi per Workspace e metadati che non fanno parte della normale amministrazione. {% hint style="info" %} Per collegare un singolo Modello a una pagina PLM, usa **Edit details** e consulta [Collegamento a un software PLM Cloud](/gestione-del-workspace/operazioni-sui-modelli/collegamento-ad-un-software-plm-cloud-based). {% endhint %} # Invitare un utente Invitare collaboratori interni ed esterni Gli amministratori autorizzati possono invitare persone da **Workspace Settings → Invitations**. ## Inviare un invito 1. Apri **Workspace Settings** e seleziona **Invitations**. 2. Scegli **Invite Member**. 3. Inserisci l'indirizzo email. 4. Seleziona il tipo di membro **Internal** o **External**. 5. Scegli un livello di permesso disponibile e conferma. Gli inviti External usano il livello Viewer. Dopo l'accettazione, un membro esterno può accedere soltanto ai Modelli o alle Conversazioni concessi tramite Gruppi Utente e ai singoli contenuti resi visibili ai Viewer. ## Gestire gli inviti in attesa Usa filtri di stato e ricerca in **Invitations** per trovare una voce. In base allo stato e ai tuoi permessi, puoi reinviarla, aggiornarla o revocarla. Il numero di membri e le funzioni disponibili possono dipendere dall'abbonamento del Workspace. L'interfaccia segnala quando il limite corrente impedisce un altro invito. {% hint style="info" %} Per i livelli di accesso consulta [Utenti e ruoli](/per-iniziare/utenti-e-ruoli). Per gli account esistenti usa [Gestione ruoli](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/gestione-del-team). {% endhint %} # Gestione ruoli Gestire permessi, accesso e rimozione dei membri Gli amministratori autorizzati gestiscono i membri esistenti da **Workspace Settings → Members**. Per il significato dei livelli consulta [Utenti e ruoli](/per-iniziare/utenti-e-ruoli). ## Modificare il livello di permesso di un membro 1. Apri **Members** e trova la persona. 2. Apri i dettagli del membro. 3. Scegli un **Permission level** disponibile. 4. Salva o attendi la conferma mostrata dall'interfaccia. Il proprietario del Workspace è sempre **Primary Owner**. Il tuo livello, quello del proprietario e l'appartenenza di un Super Admin possono essere protetti dalle modifiche in questa finestra. I membri External usano il livello Viewer. ## Modificare il tipo di membro Quando consentito, scegli **Internal** o **External** nei dettagli. Il passaggio a External limita inoltre l'account al modello di accesso Viewer supportato. Controlla i Gruppi Utente assegnati, così il membro conserva soltanto i contenuti previsti. ## Disattivazione e rimozione di un utente Disattivazione e rimozione hanno effetti diversi. Usa la disattivazione temporanea quando l'accesso potrebbe essere ripristinato; rimuovi l'appartenenza solo quando non deve più far parte del Workspace. ### Per disattivare l'accesso in modo temporaneo 1. Apri i dettagli del membro in **Members**. 2. Disattiva il controllo di accesso del membro. 3. Conferma la modifica. L'appartenenza e la configurazione restano disponibili per una successiva riattivazione, ma la persona non può entrare nel Workspace finché l'accesso è disabilitato. ### Per disattivare l'accesso in modo permanente 1. Apri i dettagli del membro in **Members**. 2. Scegli l'azione di rimozione permanente. 3. Controlla l'avviso e conferma. La persona perde l'appartenenza al Workspace. I contenuti storici restano attribuiti secondo le regole di conservazione dell'applicazione. Il proprietario del Workspace, la tua appartenenza protetta o un Super Admin non possono essere rimossi da questa finestra. {% hint style="warning" %} Rimuovere l'appartenenza al Workspace è diverso dall'eliminare l'account globale Fashionupdater della persona. Controlla l'ambito dell'azione nella conferma prima di procedere. {% endhint %} # Gruppi Utenti Organizzare i team e controllare gli accessi assegnati I **Gruppi Utente** organizzano le persone in team e possono concedere l'accesso a Modelli o Conversazioni. Possono anche essere menzionati o usati come assegnatari di attività dove la funzione lo consente. ## Creare o modificare un Gruppo Utente 1. Apri **Workspace Settings → User Groups**. 2. Scegli **Add User Group**, oppure seleziona un gruppo esistente per modificarlo. 3. Imposta nome, colore e membri. 4. Salva le modifiche. Solo i ruoli con permessi sufficienti nel Workspace possono gestire i gruppi. ## Assegnare gruppi ai contenuti Assegna uno o più Gruppi Utente mentre crei o modifichi un Modello o una Conversazione. Puoi anche aggiornare le assegnazioni comuni di più Modelli dalla modalità selezione. Per i membri Viewer, il gruppo concede l'accesso all'elemento principale. Ogni messaggio, file, Note o link Drive deve comunque essere reso visibile ai Viewer. ## Filtrare e menzionare i gruppi Usa i filtri Gruppi Utente nella sidebar desktop per restringere l'elenco Models. In un messaggio o una Note, usa il selettore delle menzioni per notificare un gruppo idoneo. La menzione raggiunge i membri che possono accedere al contenuto. # Tag e Gruppi Utente Creare le classificazioni usate per organizzare i Modelli I Tag classificano i Modelli in base alle informazioni di prodotto. I Gruppi Utente organizzano le persone e possono anche controllare l'accesso. Entrambi possono essere usati come filtri, ma hanno scopi diversi. ## Creare o modificare un Tag 1. Apri **Workspace Settings → Tags**. 2. Scegli **Add Tag**, oppure seleziona un Tag esistente per modificarlo. 3. Inserisci nome, descrizione opzionale, tipo e impostazioni di colore disponibili. 4. Salva il Tag. Gli utenti autorizzati possono creare più Tag in un'operazione supportata, riordinare l'elenco o eliminare un Tag. Prima di eliminare, controlla se è ancora assegnato a dei Modelli. Tra i tipi più comuni ci sono **Season**, **Brand** e **General**. Usali in modo coerente, così i filtri della sidebar restano utili per tutto il team. ## Assegnare Tag ai Modelli I Tag vengono assegnati dai dettagli di un Modello oppure a più Modelli selezionati. L'assegnazione modifica classificazione e filtri, ma non concede l'accesso a una persona. ## Quando usare un Gruppo Utente Usa un Gruppo Utente quando devi: * organizzare le persone in un team; * concedere a Viewer l'accesso a determinati Modelli o Conversazioni; * menzionare un team; * assegnare un'attività di gruppo. Consulta [Gruppi Utente](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/gruppi-utenti) per membri e regole di accesso. # Stati di avanzamento Creare e ordinare gli stati di avanzamento del Workspace Gli **stati di avanzamento** descrivono la fase di lavoro di un Modello e permettono di filtrare rapidamente il Workspace. ## Gestire gli stati Se il tuo ruolo lo consente, apri **Workspace Settings** e seleziona **Progress Status**. Da qui puoi: * creare uno stato con nome e colore; * modificare uno stato esistente; * riordinare gli stati; * scegliere lo stato predefinito per i nuovi Modelli; * rimuovere uno stato quando l'operazione è consentita. Prima di eliminare o sostituire uno stato usato, verifica l'impatto sui Modelli che lo hanno già assegnato. ## Assegnare uno stato a un Modello 1. Apri il Modello. 2. Apri il menu di gestione e scegli **Change progress status**. 3. Seleziona il nuovo stato e conferma. Nell'elenco Modelli puoi anche entrare in modalità selezione e applicare uno stato a più Modelli, se il tuo ruolo e le funzioni abilitate nel Workspace lo consentono. ## Filtrare per stato Nell'app desktop usa i filtri **Progress Status** nella sidebar o nella ricerca rapida. Puoi combinare gli stati con Tag, Gruppi Utente e filtro dei Modelli seguiti. Rimuovi i filtri attivi per tornare all'elenco completo. # Registro attività e Insights Consultare le modifiche amministrative e le metriche del Workspace Fashionupdater offre due viste amministrative complementari. Sono visibili solo ai ruoli autorizzati. ## Audit Log Apri **Workspace Settings** e seleziona **Audit Log** per consultare le modifiche amministrative registrate, ad esempio aggiornamenti di membri, inviti, ruoli e configurazioni. Puoi cercare un membro o un amministratore e usare i filtri disponibili per restringere l'elenco. Ogni riga mostra chi ha eseguito l'azione, quando è avvenuta e, quando disponibile, il dettaglio del cambiamento. L'Audit Log serve a ricostruire le modifiche amministrative; non sostituisce lo storico di un singolo Modello o file. ## Insights Apri **Insights** per osservare l'utilizzo del Workspace attraverso le metriche disponibili, tra cui attività su messaggi, file, Modelli e relativo stato del ciclo di vita. Usa l'intervallo temporale e i filtri mostrati nella pagina per confrontare i dati. Le metriche rappresentano i contenuti che rientrano nel perimetro del Workspace e nelle regole di accesso correnti. {% hint style="info" %} Per le azioni relative a un singolo contenuto usa lo [storico di Modelli e Conversazioni](/gestione-del-workspace/operazioni-sui-modelli/visualizzare-lo-storico) o lo storico del file. {% endhint %} # Modelli e Conversazioni Le principali operazioni sui modelli e sulle conversazioni ## I Modelli I **Modelli** raccolgono le informazioni specifiche di uno stile: dettagli, stato di avanzamento, copertina, Tag, Gruppi Utente, messaggi, file, Notes, link, attività, storico e contributori. ## Le Conversazioni Le **Conversazioni** hanno un ambito più ampio ma raccolgono comunicazioni e contenuti nello stesso modo. L'accesso si basa sui Gruppi Utente assegnati. {% hint style="success" %} Molte operazioni sono condivise da **Modelli** e **Conversazioni**. Tra le funzioni specifiche dei Modelli ci sono stato di avanzamento, Follow, copertina e stato di interruzione. {% endhint %} # Aggiungere un modello o una conversazione La creazione dei contenuti è disponibile nell'app desktop per i ruoli con il permesso richiesto. ## Aggiungere un Modello 1. Apri **Models** e scegli l'azione di aggiunta. 2. Inserisci un **Name**. I nomi dei Modelli usano i trattini al posto degli spazi. 3. Inserisci facoltativamente **Code**, **Description** e **Default Size**. 4. Seleziona almeno un **Tag**. 5. Aggiungi i **User Groups** necessari. 6. Quando la funzione è abilitata, aggiungi le **Linked Conversations**. 7. Scegli **Share contents with Viewers by default** solo quando nuovi messaggi, file, Notes e link Drive devono iniziare con la visibilità Viewer attiva. 8. Seleziona **Add Model**. Il Modello riceve lo stato di avanzamento predefinito del Workspace. Se serve, modificalo in seguito dal menu di gestione del Modello. {% hint style="info" %} Il Gruppo Utente permette ai Viewer idonei di aprire il Modello. I singoli contenuti devono comunque avere la visibilità Viewer; consulta [Gestione dei messaggi](/condividere-contenuti/gestione-dei-messaggi). {% endhint %} ## Aggiungere più Modelli In **New Model**, passa alla modalità con più nomi. Inserisci i nomi separati da virgole oppure incolla un elenco, fino a un massimo di 50 Modelli per operazione. I nomi duplicati vengono ignorati. Description, Default Size, Tag, Gruppi Utente, Conversazioni collegate e impostazioni di visibilità comuni si applicano a tutti i Modelli creati nell'operazione. Il campo Code è disponibile solo quando crei un singolo Modello. Se selezioni esattamente un Gruppo Utente dotato di codice, l'opzione disponibile può aggiungere quel codice a ogni nome. Controlla l'anteprima prima di creare i Modelli. ## Usare i filtri attivi come punto di partenza Quando apri la creazione da un elenco Models filtrato, i filtri Tag o Gruppi Utente disponibili possono precompilare i campi corrispondenti. Controlla le selezioni prima di inviare. ## Aggiungere una Conversazione 1. Apri **Conversations** e scegli l'azione di aggiunta. 2. Inserisci nome e descrizione facoltativa. 3. Seleziona almeno un **User Group**. 4. Scegli se i nuovi contenuti devono essere condivisi con i Viewer per impostazione predefinita. 5. Seleziona **Add Conversation**. Una Conversazione resta disponibile ai membri dei Gruppi Utente assegnati in base al ruolo e alla visibilità dei contenuti. # Modificare i dettagli ## Modificare un Modello 1. Apri il Modello nell'app desktop. 2. Apri il menu di gestione e scegli **Edit details**. 3. Aggiorna i campi supportati: nome, codice, descrizione, taglia predefinita e URL PLM. 4. Salva le modifiche. Usa i controlli dedicati nella sidebar dei dettagli per copertina, Tag, Gruppi Utente, stato di avanzamento, visibilità dei contenuti e stato Follow. Queste impostazioni non fanno parte del modulo dettagli generale. ## Modificare una Conversazione 1. Apri la Conversazione. 2. Apri il menu di gestione e scegli **Edit details**. 3. Aggiorna nome o descrizione e salva. Usa le azioni separate **Change User Groups**, **Contents visibility** e storico per accessi e amministrazione della Conversazione. Le modifiche possono generare eventi nello storico, così gli utenti autorizzati possono controllare cosa è stato aggiornato. # Archiviare, interrompere o riattivare Gestire il ciclo di vita di Modelli e Conversazioni Fashionupdater mantiene **archiviazione** e **interruzione** come stati distinti del ciclo di vita. Le azioni disponibili dipendono dal tuo livello di permesso. ## Archiviare un elemento L'archiviazione rimuove un Modello o una Conversazione dall'elenco attivo senza eliminarlo definitivamente. 1. Apri l'elenco Modelli o Conversazioni. 2. Attiva la modalità gestione e seleziona uno o più elementi. 3. Scegli **Archive**. 4. Controlla gli elementi selezionati e conferma. Trovi gli elementi in **Archived Models** o **Archived Conversations**. ## Ripristinare un elemento archiviato 1. Apri l'elenco archiviato corretto. 2. Attiva la modalità gestione e seleziona gli elementi. 3. Scegli **Restore** e conferma. Un Modello archiviato torna in **Models** o **Aborted Models** in base al suo stato sottostante. ## Interrompere un Modello Usa **Abort** quando il lavoro su un Modello è stato interrotto ma il Modello deve restare disponibile come stato aziendale distinto. Dalla modalità gestione di Models, seleziona i Modelli, scegli **Abort** e conferma. I Modelli interrotti compaiono in **Aborted Models**. Questo stato riguarda solo i Modelli, non le Conversazioni. ## Riattivare un Modello Apri **Aborted Models**, seleziona uno o più Modelli, scegli **Reactivate** e conferma. I Modelli riattivati tornano nell'elenco attivo. {% hint style="warning" %} Archiviazione e interruzione sono reversibili. L'eliminazione definitiva è un'azione separata disponibile solo nell'archivio; consulta [Eliminare un elemento archiviato](/gestione-del-workspace/operazioni-sui-modelli/eliminare-un-modello-1). {% endhint %} # Eliminare un elemento archiviato L'eliminazione definitiva è disponibile soltanto nell'elenco archiviato corretto e per i ruoli autorizzati. ## Eliminare definitivamente un elemento archiviato 1. Apri **Archived Models** o **Archived Conversations**. 2. Attiva la modalità gestione. 3. Seleziona uno o più elementi. 4. Scegli **Delete**. 5. Controlla l'avviso, seleziona la conferma richiesta e procedi. {% hint style="danger" %} L'eliminazione definitiva non può essere annullata e rimuove l'elemento selezionato e i contenuti al suo interno secondo le regole di eliminazione dell'applicazione. Usa **Restore** se l'elemento potrebbe servire ancora. {% endhint %} Un Modello attivo o interrotto deve prima essere archiviato per poter essere eliminato definitivamente. # Assegnare Tag o Gruppi Utente ai modelli Assegnare tag o gruppi di utenti ad un modello ## Assegnare Tag ad un modello 1. Selezionare il modello nella dashboard 2. Nella colonna destra dei dettagli del modello cliccare sul pulsante icona con tre punti nella sezione Tag. 3. Nella finestra di dialogo **Tags Manager**, cliccare sul menu a tendina e selezionare i tag dal menu. 4. Per rimuovere l'assegnazione di un tag, cliccare sulla **`X`** di fianco al nome del tag {% hint style="info" %} L'assegnazione o la rimozione dei tag è immediata e si applica globalmente all'intero Workspace. Per rimuovere tutti i tag assegnati al modello, cliccare sul pulsante **Rimuovi tutti i tag**. L'operazione non è reversibile e se necessario occorrerà riassegnare uno per uno tutti i tag rimossi. {% endhint %} ## Assegnare Gruppi Utente ad un modello {% hint style="success" %} Per default, i *modelli* presenti nel Workspace sono visibili a tutti gli utenti con permessi di tipo **Standard** o superiore. L'assegnazione di un gruppo utenti al modello abilita l'accesso agli eventuali utenti con permessi di tipo **Viewer** che ne fanno parte. {% endhint %} {% hint style="info" %} L'assegnazione di un Gruppo Utenti al modello non comporta però l'accesso diretto da parte dei relativi membri di tipo *Viewer* anche ai contenuti del modello. Per rendere visibili i contenuti agli utenti *Viewer*, configura ogni messaggio, file, Note o link come descritto in [Gestione dei messaggi](/condividere-contenuti/gestione-dei-messaggi). {% endhint %} 1. Selezionare il modello nella dashboard. 2. Nella colonna destra dei dettagli del modello cliccare sul pulsante icona con tre punti nella sezione Gruppi Utenti. 3. Nella finestra di dialogo Gruppi Utente, cliccare sul menu a tendina e selezionare uno o più gruppi utenti dal menu. 4. Per rimuovere l'assegnazione di un Gruppo Utente, cliccare sulla **`X`** di fianco al nome. {% hint style="info" %} L'assegnazione di un gruppo utenti ad un modello avviene immediatamente e gli eventuali utenti di tipo **Viewer** appartenenti a quel gruppo utente saranno in grado di visualizzare il modello nella propria dashboard. Se non sono disponibili gruppi utenti dal menu, sarà necessario aggiungerli dal pannello gestione gruppi utenti. Per eseguire questa operazione è richiesto un ruolo con sufficienti permessi. Per maggiori informazioni consulta la sezione [Gestione Ruoli](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/gestione-del-team). {% endhint %} # Assegnare Gruppi Utente a una Conversazione Assegnare gruppi di utenti ad un Conversazione 1. Selezionare la **conversazione** nella dashboard. 2. Nella colonna destra dei dettagli conversazione, cliccare sul pulsante icona con tre punti nella sezione Gruppi Utenti. 3. Nella finestra di dialogo Gruppi Utente, cliccare sul menu a tendina e selezionare uno o più gruppi utenti dal menu. 4. Per rimuovere l'assegnazione di un Gruppo Utente, cliccare sulla **`X`** di fianco al nome. {% hint style="info" %} L'assegnazione di un Gruppo Utenti ad una conversazione avviene immediatamente e gli eventuali suoi membri saranno in grado di visualizzarla nella propria dashboard. Allo stesso modo, la rimozione del Gruppo la renderà inacessibile a tutti i suoi membri. Se non sono disponibili Gruppi Utenti dal menu, sarà prima necessario aggiungerli dal pannello **Gestione Gruppi Utenti**. Per eseguire questa operazione è richiesto un ruolo con sufficienti permessi. Per maggiori informazioni consulta la sezione [Gestione Ruoli](/gestione-del-workspace/gestione-del-workspace/gestione-del-team). {% endhint %} {% hint style="success" %} **Per le Conversazioni è obbligatorio assegnare almeno un Gruppo Utente.** Ciò significa che non sarà possibile rimuovere l'assegnazione dell'ultimo Gruppo Utente presente nella lista. Perciò, se è presente un solo Gruppo Utente assegnato e si desidera sostituirlo con uno diverso, *sarà prima necessario assegnare il nuovo Gruppo Utente* e poi rimuovere quello precedentemente assegnato. {% endhint %} # Elementi preferiti e modelli seguiti **Starred** e **Follow** rispondono a esigenze diverse e sono personali per il tuo account. ## Aggiungere o rimuovere un elemento Starred Usa l'azione con la stella su un Modello o una Conversazione per aggiungerlo a **Starred**. Usa nuovamente la stessa azione per rimuoverlo. Apri **Starred** dalla navigazione principale per vedere Modelli e Conversazioni preferiti in un unico punto. ## Seguire un Modello Seguire un Modello attiva il monitoraggio delle attività non lette per quel Modello. 1. Apri il Modello. 2. Nei dettagli, attiva **Follow this model**. Quando un'altra persona aggiunge messaggi dopo la tua ultima visita, Fashionupdater mostra i badge disponibili nella navigazione e nell'elenco Models. Aprendo il Modello aggiorni lo stato di visualizzazione. Usa il controllo dei soli Modelli seguiti nell'elenco Models per mostrare quelli che segui. Il filtro viene azzerato quando lasci la sezione. Disattiva **Follow this model** per smettere di seguirlo. {% hint style="info" %} Il controllo Follow è visibile solo ai ruoli che possono usarlo. Conversazioni e Chat tracciano le attività non lette tramite la partecipazione e non usano lo stesso interruttore manuale. {% endhint %} # Ricerca, filtri e operazioni multiple Trovare contenuti e aggiornare più elementi nell'app desktop L'app desktop offre filtri contestuali, ricerca rapida e **Global Search**. Le azioni disponibili dipendono dal ruolo, dal tipo di risultato e dalle funzioni abilitate nel Workspace. ## Filtrare gli elenchi Nella sidebar puoi filtrare i Modelli con: * Tag; * Gruppi Utente; * stati di avanzamento; * soli Modelli seguiti. Gli elenchi separano inoltre Modelli archiviati, Modelli interrotti, Conversazioni archiviate e Chat archiviate. I filtri attivi sono visibili nell'elenco e possono essere rimossi singolarmente o tutti insieme. ## Usare Global Search Apri **Global Search** dalla barra superiore o con la scorciatoia mostrata nell'interfaccia. La ricerca può restituire Modelli, Conversazioni, utenti, messaggi, note e file. Apri un risultato per raggiungere il contenuto originale. Per i file supportati puoi anche aprire l'anteprima prima di spostarti nel Modello o nella Conversazione. ## Operazioni su più Modelli Attiva la modalità di selezione nell'elenco Modelli, scegli gli elementi e usa l'azione disponibile per: * assegnare o rimuovere Tag e Gruppi Utente condivisi; * cambiare lo stato di avanzamento; * archiviare; * interrompere o riattivare; * ripristinare o eliminare definitivamente gli elementi archiviati. Controlla sempre il riepilogo prima di confermare un'azione distruttiva. ## Azioni massive dalla ricerca Dai risultati appropriati di **Global Search** puoi: * inviare un messaggio broadcast a più Modelli o Conversazioni; * rinominare più elementi con le opzioni disponibili; * esportare i risultati in CSV; * sostituire o eliminare più occorrenze dello stesso file. Per i dettagli sui file consulta [Gestione dei file](/condividere-contenuti/gestione-dei-file). # Collegamento a un software PLM Cloud Un Modello può memorizzare l'URL diretto al corrispondente elemento in un PLM cloud. Il collegamento serve per la navigazione rapida: Fashionupdater non sincronizza né modifica i dati del PLM. ## Aggiungere o modificare l'URL PLM di un Modello 1. Apri il Modello nell'app desktop. 2. Apri il menu di gestione e scegli **Edit details**. 3. Inserisci la destinazione completa in **PLM Url**. 4. Salva i dettagli del Modello. Usa un indirizzo completo `https://` che apra lo specifico elemento nel PLM, ad esempio `https://company.plm.example/items/12345`. ## Aprire l'elemento PLM Dopo aver salvato un URL valido, seleziona **Open PLM** nei dettagli del Modello. Il collegamento si apre fuori da Fashionupdater. {% hint style="info" %} Il PLM esterno controlla autenticazione e autorizzazione. Ogni utente deve avere l'account e il permesso richiesti nel PLM; l'accesso a Fashionupdater non concede l'accesso al sistema esterno. {% endhint %} Per rimuovere il collegamento, cancella **PLM Url** in **Edit details** e salva. # Storico, attività e contributori L'app desktop offre più viste complementari per capire cosa è avvenuto in un Modello o in una Conversazione. ## Aprire lo storico di un Modello o di una Conversazione 1. Seleziona un Modello o una Conversazione. 2. Apri il menu di gestione. 3. Scegli **Model history** o **Conversation history**. La finestra dello storico può includere: * **Model events** o **Conversation events**; * **Recent accesses**; * **Deleted messages**; * **Deleted files**. Usa ricerca, ordinamento e schede disponibili per trovare un evento. Quando un evento rimanda ancora a un messaggio, selezionalo per tornare al flusso. ## Consultare l'attività nel contesto Il pannello attività principale mostra in ordine cronologico la conversazione e gli eventi di sistema. Risposte, messaggi fissati, file, Notes e cambi di stato restano collegati all'elemento originale. ## Consultare i contributori Apri la scheda **Contributors** nella sidebar dei dettagli per vedere le persone che hanno contribuito al Modello o alla Conversazione selezionati e il numero di messaggi disponibile. La scheda compare solo quando è abilitata nella configurazione della sidebar del Workspace e consentita dal tuo ruolo. ## Storico di file e Notes File e Notes possono avere uno storico delle versioni o delle modifiche dedicato. Usa il menu del singolo elemento quando cerchi sostituzioni, versioni del file o cambiamenti specifici della Note. # Elementi collegati Collegare Modelli e Conversazioni e menzionare contenuti correlati Gli Elementi collegati mettono in relazione Modelli e Conversazioni, così gli utenti possono passare dalle informazioni di prodotto alle discussioni più ampie. La funzione compare solo quando è abilitata nel Workspace. ## Collegare le conversazioni ai modelli Quando crei un Modello nell'app desktop: 1. Apri **New Model**. 2. Completa i dettagli richiesti del Modello. 3. In **Linked Conversations**, cerca le Conversazioni a cui hai accesso. 4. Aggiungi quelle necessarie e crea il Modello. La relazione viene creata insieme al Modello. Nella ricerca compaiono solo i contenuti selezionabili nel tuo perimetro di accesso corrente. ## Navigare e menzionare contenuti collegati Quando una sezione dei contenuti collegati è abilitata nella sidebar dei dettagli, seleziona un elemento per raggiungerlo. Puoi anche digitare **#** in un messaggio o in una Note per menzionare Modelli, Conversazioni, file o Notes disponibili. Selezionando la menzione apri il contenuto indicato. {% hint style="info" %} Il collegamento rende più semplice la navigazione, ma non sostituisce le regole di accesso della destinazione. Ogni utente deve avere il permesso di aprire l'elemento indicato. {% endhint %} # Gestione dei messaggi Inviare messaggi e gestire risposte, reazioni, visibilità e traduzione Modelli e Conversazioni contengono un flusso di messaggi in tempo reale per comunicare e condividere contenuti. Le Chat usano le stesse azioni principali, ma hanno regole di partecipazione proprie; consulta [Chat](/condividere-contenuti/chat). ## Inviare un messaggio 1. Apri un Modello, una Conversazione o una Chat. 2. Scrivi nel compositore in fondo al flusso. 3. Aggiungi, se necessario, menzioni, file, un link Google Drive o una Note. 4. Seleziona **Send**. Il compositore conserva automaticamente una bozza non inviata. Puoi anche tradurre il testo prima dell'invio. ## Visibilità dei messaggi per i Viewer Gli utenti Standard o superiori vedono i contenuti dei Modelli e delle Conversazioni a cui hanno accesso. Un Viewer deve prima poter accedere all'elemento tramite i Gruppi Utente assegnati. Anche ogni messaggio, file, Note o link Drive deve essere visibile ai Viewer. Prima dell'invio usa **Make visible to Viewers** per rendere il messaggio e gli allegati in preparazione pubblici per i Viewer abilitati. Gli utenti autorizzati possono modificare in seguito la visibilità con l'icona delle persone sul messaggio. {% hint style="warning" %} La modifica ha effetto immediato. Servono sia l'accesso all'elemento principale sia la visibilità del singolo contenuto: una condizione non sostituisce l'altra. {% endhint %} Le Chat non usano la visibilità Viewer: l'accesso dipende dalla partecipazione. ## Rispondere a un messaggio Apri le azioni del messaggio e seleziona **Reply**. Nel compositore compare il riferimento al messaggio originale: scrivi la risposta e inviala. Seleziona il riferimento in una risposta per tornare al messaggio citato. Quando rispondi a un messaggio visibile ai Viewer, Fashionupdater mantiene la risposta visibile allo stesso pubblico quando richiesto dalle regole di accesso. ## Reagire a un messaggio Usa l'azione con il pollice per aggiungere o rimuovere la tua reazione. Seleziona il contatore delle reazioni per vedere chi ha reagito quando l'informazione è disponibile. ## Modificare o eliminare un messaggio Puoi modificare i tuoi messaggi supportati. Apri le azioni, scegli **Edit**, aggiorna il testo e salva. Esci dalla modifica per scartare le variazioni non salvate. L'autore e i moderatori autorizzati possono eliminare un messaggio. Se contiene file, la conferma può offrire una scelta separata per eliminare anche gli allegati: controllala prima di procedere. ## Salvare un messaggio e usare le bozze Usa il segnalibro per aggiungere o rimuovere un messaggio da **Saved Messages**. La vista è personale e rimanda al flusso originale. Testo e allegati in preparazione sono salvati automaticamente per ogni flusso. Apri **Drafts** nell'app desktop per trovare tutte le bozze non inviate. Consulta [Notifiche, messaggi salvati e bozze](/condividere-contenuti/notifiche-messaggi-salvati-e-bozze). ## Creare un messaggio broadcast Un broadcast invia lo stesso testo ed eventuali file a più Modelli o Conversazioni dall'app desktop. 1. Apri **Global Search** e seleziona i Modelli o le Conversazioni di destinazione, oppure usa l'azione **Broadcast Message** disponibile. 2. Controlla l'elenco dei destinatari e rimuovi gli elementi da escludere. 3. Scrivi il testo e allega eventuali file supportati. 4. Scegli la visibilità Viewer quando necessaria. 5. Invia e controlla il riepilogo dell'operazione. Puoi esportare il risultato in CSV. Per un broadcast di solo testo, la finestra finale può offrire **Undo**; un broadcast con file non dispone dello stesso annullamento automatico. ## Tradurre una bozza di messaggio 1. Scrivi il testo originale. 2. Apri l'azione di traduzione nel compositore. 3. Scegli la lingua di destinazione. 4. Controlla il testo tradotto prima di inviarlo. Le menzioni vengono mantenute quando supportate. Imposta la lingua predefinita in **User Preferences**. ## Tradurre un messaggio ricevuto Apri **More actions** su un messaggio ricevuto e seleziona **Translate**. La traduzione compare insieme all'originale e può essere chiusa senza modificare il contenuto di partenza. ## Evidenziare un messaggio Gli utenti autorizzati possono fissare un messaggio importante in un Modello o in una Conversazione. 1. Apri **More actions** sul messaggio. 2. Scegli **Pin message**. 3. Apri la barra dei messaggi fissati per consultarli e raggiungere la posizione originale. Usa **Unpin message** per rimuoverlo dall'elenco in evidenza. Il messaggio resta nel flusso. ## Visualizzare le informazioni di un messaggio Quando il tuo livello di permesso lo consente: 1. Apri **More actions** sul messaggio. 2. Seleziona **View message info**. 3. Controlla gli utenti che potevano vedere il messaggio e i dati di visualizzazione disponibili. L'indicazione di visualizzazione dipende dal fatto che l'ultimo accesso dell'utente al flusso sia successivo al momento in cui il messaggio è diventato visibile per quella persona. Se la visibilità Viewer è stata attivata più tardi, si usa quel momento successivo. ## Creare un'attività da un messaggio Usa l'azione attività su un messaggio esistente, oppure attiva l'opzione mentre componi, per creare un'attività collegata. Scegli te stesso, singoli utenti o un Gruppo Utente quando consentito. Consulta [Gestione delle attività](/condividere-contenuti/gestione-delle-attivita). # Chat Usare le Chat dirette e di gruppo Le **Chats** servono per conversazioni dirette o di gruppo che non devono essere legate a uno specifico Modello. La voce è visibile solo nei Workspace in cui la funzione è abilitata e per gli utenti autorizzati. ## Creare una Chat 1. Apri **Chats**. 2. Scegli **New chat**. 3. Cerca e seleziona una o più persone. 4. Per una Chat di gruppo, assegna il nome richiesto e conferma. Una Chat con una sola altra persona è diretta; aggiungendo più partecipanti diventa una Chat di gruppo. ## Messaggi e contenuti Nella Chat puoi inviare messaggi, rispondere, reagire, salvare, tradurre e allegare file. Le schede di dettaglio raccolgono **Info**, **Files**, **Notes** e **Links** disponibili nella conversazione. Le Chat non usano l'opzione **Make visible to Viewers** dei Modelli e delle Conversazioni: l'accesso dipende dalla partecipazione alla Chat. ## Gestire partecipanti e impostazioni Apri **Chat settings** per le azioni consentite dal tuo ruolo nella Chat: * modificare il nome di una Chat di gruppo; * aggiungere o rimuovere partecipanti; * assegnare il ruolo **Admin** o **Member**; * lasciare la Chat; * eliminare la Chat per te o, quando consentito, per tutti i partecipanti. {% hint style="warning" %} Controlla attentamente la conferma di eliminazione: **Delete for me** e **Delete for everyone** hanno effetti diversi. {% endhint %} ## Chat archiviate e notifiche Le Chat archiviate si trovano in **Archived Chats**. I messaggi non letti aggiornano il contatore nella navigazione e possono generare notifiche in base alle preferenze del tuo account. # Gestione dei file Aggiunta di file e attribuzione dei relativi permessi All'interno dei modelli e delle conversazioni è presente un'area dedicata alla messaggistica. Da qui è possibile comunicare con i colleghi e condividere i contenuti utili. {% hint style="success" %} Per default, i *modelli* presenti nel Workspace sono visibili a tutti gli utenti con permessi di tipo **Standard** o superiore. Solo l'assegnazione di un gruppo utenti al modello abilita l'accesso agli eventuali utenti con permessi di tipo **Viewer** che ne fanno parte. L'assegnazione di un Gruppo Utenti al modello non comporta però l'accesso diretto da parte dei relativi membri di tipo *Viewer* anche ai contenuti del modello. Per rendere visibili i file agli utenti di tipo *Viewer* è necessario specificare i permessi per ogni singolo file, come descritto di seguito. {% endhint %} ## Aggiungere file ad un modello o ad una conversazione 1. Seleziona un **modello** o una **conversazione**. 2. Clicca sull’icona **“+”** in basso a sinistra del campo di testo e scegli **File dal computer**. 3. Aggiungi fino a **10 file per messaggio**: * Trascinandoli nell’area dedicata * Cliccando su **Seleziona file...** * Incollandoli direttamente nel campo di testo 4. Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale). 5. Clicca su **Invia** per completare la condivisione. ## Aggiungere file visibili anche agli utenti Viewer 1. Seleziona un **modello** o una **conversazione**. 2. Clicca sull’icona **“+”** in basso a sinistra del campo di testo e scegli **File dal computer**. 3. Aggiungi fino a **10 file per messaggio**: * Trascinandoli nell’area dedicata * Cliccando su **Seleziona file...** * Incollandoli direttamente nel campo di testo 4. Aggiungi un messaggio di testo da accompagnare ai file (opzionale). 5. Imposta il controllo su **Make visible to Viewers** per file e testo di accompagnamento. 6. Clicca su **Invia** per completare la condivisione. {% hint style="warning" %} I file sono visibili ai Viewer solo quando la visibilità Viewer è abilitata e questi utenti possono accedere al Modello o alla Conversazione. {% endhint %} ## Modificare la visibilità di file già condivisi 1. Seleziona il **modello** o la **conversazione**. 2. Apri la scheda **Files** nella sidebar dei dettagli. 3. Individua il file nell'elenco. 4. Usa **Make visible to viewers** o **Hide from viewers**. 5. L'icona con le persone riflette la visibilità corrente. {% hint style="warning" %} La modifica della visibilità è immediata e in caso di attivazione gli utenti Viewer saranno da subito in grado di accedere al file. {% endhint %} ## **Sostituzione di un File esistente con una nuova versione** È possibile sostituire un file con una nuova versione senza doverlo eliminare in anticipo. 1. Per sostituire un file con una nuova versione dello stesso, seleziona il modello o la conversazione desiderati. 2. Apri la scheda **Files** nella sidebar dei dettagli e individua il file. 3. Posiziona il cursore del mouse sopra il file e fai clic sul pulsante con l'icone dei tre punti. 4. Scegli **Replace** dal menu. 5. Seleziona un file dal tuo dispositivo, assicurandoti che abbia la stessa estensione del file originale. {% hint style="warning" %} **Quando sostituisci un file:** * L'estensione del nuovo file deve essere **la stessa** del file originale. * Il nome attuale **non** verrà sovrascritto con quello del nuovo file. Se necessario, potrai comunque rinominare il file successivamente. {% endhint %} ## Sostituire un file in blocco nel Workspace Puoi sostituire lo stesso file in più modelli e conversazioni partendo dai risultati della ricerca **Files**. 1. Apri la **ricerca globale** e seleziona la sezione **Files**. 2. Cerca il file e, se necessario, clicca su **Search exact match** per restringere i risultati al nome esatto del file. 3. Clicca su **Bulk Replace** sul file che vuoi aggiornare. 4. Controlla la lista dei target trovati nel workspace. * Prima di continuare puoi escludere manualmente uno o più target. 5. Carica il nuovo file: * trascinandolo nell’area dedicata * cliccando su **Select file** * incollandolo nell’area messaggio 6. Facoltativamente puoi: * aggiungere un messaggio associato * abilitare la visibilità ai **Viewer** * attivare **Update file name in selected items** per rinominare il file nei target selezionati 7. Se la rinomina è attiva, il sistema verifica eventuali **conflitti di nome** prima di permettere l’operazione. 8. Clicca su **Replace files** per completare l’aggiornamento. {% hint style="info" %} Al termine dell’operazione, il sistema mostra una finestra dedicata con il riepilogo dettagliato e il pulsante **Export CSV**. {% endhint %} ## Eliminare in blocco le occorrenze di un file nel Workspace Puoi anche eliminare tutte le occorrenze dello stesso file in più modelli e conversazioni partendo dai risultati della ricerca **Files**. 1. Apri la **ricerca globale** e seleziona la sezione **Files**. 2. Cerca il file e, se necessario, clicca su **Search exact match**. 3. Clicca su **Bulk Delete** sul file selezionato. 4. Controlla i target trovati nel workspace e rimuovi gli elementi che non vuoi includere. 5. Seleziona la casella di conferma per confermare che vuoi procedere. 6. Clicca su **Delete** per eliminare tutte le occorrenze selezionate. {% hint style="warning" %} Bulk Delete è un’operazione distruttiva. Il sistema richiede una conferma esplicita prima di continuare. {% endhint %} ## Cercare ed esportare i risultati file La sezione **Files** della ricerca globale offre anche strumenti aggiuntivi per velocizzare la gestione dei file: 1. Usa **Search exact match** per aggiornare i risultati usando il nome esatto del file. 2. Usa **Export CSV** per scaricare la lista corrente dei risultati della ricerca file. Il file esportato include i risultati attualmente visibili nel pannello di ricerca. ## Scaricare tutti i file di un modello Puoi scaricare tutti i file di un modello in un unico archivio ZIP, risparmiando tempo quando devi lavorare con più file. 1. Seleziona il **modello** o la **conversazione**. 2. Apri la scheda **Files** nella sidebar dei dettagli. 3. Clicca sull'**icona di download** in alto nella lista dei file. 4. Attendi mentre il sistema prepara l'archivio ZIP. * La finestra di preparazione mostra il progresso e il numero di file in compressione. 5. Una volta pronto, il download partirà automaticamente. {% hint style="info" %} **Cosa succede durante il download:** * Tutti i file a cui hai accesso sono inclusi nell'archivio ZIP. * Gli utenti Viewer riceveranno solo i file per cui hanno i permessi di accesso. * Se alcuni file non sono disponibili nello storage, vedrai un avviso con la lista dei file mancanti. {% endhint %} {% hint style="success" %} Questa funzionalità è disponibile per tutti gli utenti e rispetta i permessi di accesso individuali ai file. {% endhint %} ## Visualizzare l'anteprima e scaricare un file Seleziona un file supportato per aprirne l'anteprima. In base al formato, l'anteprima può mostrare immagini, PDF, fogli di calcolo, contenuti ZIP o altri documenti supportati. Usa **Open in new tab** o **Download** quando ti serve l'originale. Se l'anteprima non è disponibile, scarica il file e aprilo con un'applicazione adatta. I controlli di accesso valgono anche per anteprime e download. ## Rinominare o eliminare un file Apri le opzioni del file e scegli **Rename** per cambiare il nome visualizzato. L'estensione fa parte del formato e non deve essere modificata per simulare un tipo di file diverso. L'autore o un moderatore autorizzato può scegliere **Delete file**. L'azione rimuove quell'occorrenza dal contenuto in cui era stata condivisa. Usa l'operazione massiva solo quando vuoi intervenire sulle occorrenze corrispondenti in più elementi. ## Consultare versioni e storico del file Per i file e i ruoli supportati, il menu mette a disposizione due viste collegate: * **Browse versions** elenca le versioni create tramite sostituzione e permette di consultare le revisioni disponibili; * **File history** registra gli eventi e le modifiche del file nel tempo. La sostituzione crea una relazione di versione gestita; caricare un altro file con un nome simile non crea automaticamente una nuova versione. ## Gestire più file nello stesso elemento Nella scheda **Files**, attiva la modalità selezione per scegliere i file accessibili. Puoi eliminare insieme i file selezionati o scaricare quelli disponibili in un archivio ZIP. Controlla attentamente la conferma, perché l'eliminazione interviene sulle occorrenze selezionate. # Note di testo Creare, modificare e condividere note formattate Le **Notes** sono documenti di testo formattato collegati a un Modello, una Conversazione o una Chat. Sono utili per specifiche, verbali, riepiloghi e informazioni che devono restare modificabili. ## Creare una nota 1. Apri il contenuto in cui vuoi lavorare. 2. Dal compositore scegli l'azione per creare una **Note**. 3. Inserisci titolo e testo, applica la formattazione e salva. Durante la modifica puoi usare le menzioni disponibili. Fashionupdater conserva una bozza locale quando necessario per ridurre il rischio di perdere modifiche non salvate. ## Visibilità Nei Modelli e nelle Conversazioni, gli utenti autorizzati possono rendere la nota visibile o non visibile ai Viewer. Nelle Chat, l'accesso dipende invece dai partecipanti. Una nota resa visibile ai Viewer è comunque accessibile solo a chi può aprire il Modello o la Conversazione che la contiene. ## Cercare, consultare ed esportare Le note possono comparire in **Global Search**. Apri una nota dal risultato o dalla scheda **Notes** del contenuto originale. Dal menu della nota puoi, in base ai permessi: * aprire o scaricare il PDF; * tornare al punto della conversazione in cui è stata condivisa; * consultare lo storico delle modifiche; * eliminare la nota. Prima di eliminare, verifica che la nota non contenga informazioni ancora necessarie al team. # Documenti Google Drive Aggiungere e gestire link a documenti Google Drive Fashionupdater può allegare a un Modello, una Conversazione o una Chat i link supportati di Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Salva un collegamento, ma non copia né modifica il documento originale. ## Aggiungere un link Google Drive 1. Apri il flusso interessato. 2. Nel compositore, apri il menu di aggiunta e scegli **Google Drive Link**. 3. Inserisci un titolo e incolla l'URL del documento. 4. Per un Modello o una Conversazione, scegli la visibilità Viewer quando necessaria. 5. Conferma e invia il contenuto. Il link compare nel flusso dei messaggi e, quando abilitata, nella scheda **Google Drive links** dei dettagli. ## Aprire o modificare i dettagli del link Seleziona la scheda per aprire il documento originale. Dalle azioni disponibili puoi tornare al messaggio in cui è stato condiviso, aprire il link esterno o modificare titolo e URL memorizzati. Eliminare il collegamento in Fashionupdater non elimina il documento originale in Google Drive. ## Permessi Google L'accesso al documento collegato è controllato da Google Drive. Prima di condividerlo, imposta il permesso corretto per le persone o l'organizzazione interessata. Un utente può accedere al messaggio in Fashionupdater ed essere comunque bloccato da Google. Consulta la [guida alla condivisione di Google Drive](https://support.google.com/docs/answer/2494822) per le impostazioni lato Google. # Taggare utenti, gruppi ed elementi Le menzioni collegano persone e contenuti correlati senza duplicare le informazioni. Sono disponibili nei compositori di messaggi e nelle Notes formattate dove supportate. ## Menzionare una persona o un Gruppo Utente 1. Posiziona il cursore nell'editor. 2. Digita **@** o seleziona l'azione menzione. 3. Cerca una persona o un Gruppo Utente idoneo. 4. Seleziona il risultato e completa il messaggio o la Note. Le persone menzionate ricevono la notifica disponibile solo se possono accedere al contenuto principale. L'elenco si adatta a Modello, Conversazione, Chat, impostazione di visibilità e tuoi permessi. Per un Viewer in un Modello o una Conversazione, abilita prima la visibilità Viewer quando richiesto. Una menzione non concede mai accesso da sola. ## Menzionare un Modello, una Conversazione, un file o una Note 1. Digita **#** in un editor supportato. 2. Cerca l'elemento correlato. 3. Selezionalo dai risultati. La menzione diventa un riferimento navigabile. I tipi disponibili possono includere Modelli, Conversazioni, file e Notes. Ogni lettore deve comunque avere il permesso di aprire la destinazione. ## Menzioni nel testo tradotto Quando traduci una bozza con Fashionupdater, le menzioni supportate restano collegate alle destinazioni originali. Controlla il testo tradotto prima dell'invio per verificare che le parole circostanti siano corrette. # Gestione delle attività Le attività mantengono un'azione collegata al Modello, alla Conversazione, alla Chat o al messaggio di origine. Sono disponibili sia nell'esperienza desktop sia in quella mobile. ## Creare un'attività mentre invii un messaggio 1. Apri il flusso interessato e scrivi il messaggio. 2. Attiva l'opzione attività nel compositore. 3. Assegna l'attività a te stesso, a singoli utenti o a un Gruppo Utente disponibile. 4. Invia il messaggio. Fashionupdater crea insieme il messaggio e l'attività collegata. Gli assegnatari ricevono la notifica disponibile e vedono il contatore delle attività aperte. ## Creare un'attività da un messaggio esistente Apri le azioni del messaggio e scegli l'azione attività. Controlla il testo e seleziona gli assegnatari prima di confermare. L'attività mantiene un link al contenuto di origine. ## Usare gli elenchi attività Apri **Tasks** e passa tra: * **My Tasks** per il lavoro assegnato a te; * **Assigned by me** o **Assigned to Others** per le attività che hai creato per altre persone, in base all'app usata. Apri un'attività per controllare origine, assegnatari, autore e stato di completamento. ## Completare o riaprire un'attività Usa il controllo di completamento per chiudere un'attività. Se serve altro lavoro, usa l'azione della stessa attività per riaprirla. L'autore può ricevere un aggiornamento quando un assegnatario completa l'attività. ## Attività assegnate a un Gruppo Utente Tutti i membri idonei ricevono l'assegnazione di gruppo e la vedono tra le proprie attività. Quando un membro completa l'attività di gruppo, questa risulta completata per tutto il gruppo. Se un membro la riapre, torna attiva per tutti. {% hint style="info" %} La disponibilità delle attività e le persone assegnabili dipendono dall'accesso al contenuto di origine e dai permessi del Workspace. {% endhint %} # Notifiche, messaggi salvati e bozze Ritrovare aggiornamenti, messaggi importanti e contenuti non inviati Fashionupdater raccoglie gli elementi che richiedono attenzione in viste personali. Queste viste rispettano sempre i permessi correnti: se perdi accesso al contenuto originale, non puoi aprirlo da una notifica o da un collegamento salvato. ## Notifiche Apri **Notifications** per consultare menzioni, risposte, assegnazioni di attività e altri aggiornamenti disponibili. Seleziona una notifica per aprire il contenuto originale. Nell'app desktop puoi contrassegnare gli elementi come letti o non letti e ripulire l'elenco con le azioni disponibili. I contatori nella navigazione segnalano attività ancora da controllare. Le notifiche push possono essere attivate dalle preferenze quando browser, dispositivo e Workspace le supportano. ## Saved Messages Usa l'icona del segnalibro su un messaggio per aggiungerlo a **Saved Messages**. La vista conserva un collegamento personale al messaggio e al relativo Modello, Conversazione o Chat. Per rimuoverlo, usa nuovamente l'azione **Save/Unsave** sul messaggio oppure il menu nella vista degli elementi salvati. ## Drafts Mentre componi un messaggio, Fashionupdater salva automaticamente una bozza per quel Modello, Conversazione o Chat. Testo e allegati in preparazione possono essere ripristinati quando torni nello stesso punto. Apri **Drafts** nell'app desktop per trovare tutte le conversazioni con un messaggio non inviato. L'invio del messaggio o l'eliminazione esplicita della bozza la rimuove dall'elenco. ## Starred **Starred** è separato dai messaggi salvati: raccoglie Modelli e Conversazioni contrassegnati come preferiti. Consulta [Elementi preferiti e modelli seguiti](/gestione-del-workspace/operazioni-sui-modelli/elementi-preferiti). # Preferenze utente Fashionupdater separa le preferenze personali dalla sicurezza di accesso. Nell'app desktop, apri il menu utente e scegli **User Preferences**. Su mobile, apri **Account** ed espandi le sezioni interessate. ## Preferenze del profilo In base al tipo di membro puoi aggiornare: * nome, cognome e posizione lavorativa; * il colore usato per il tuo avatar; * la lingua **AI Language** predefinita per le funzioni di traduzione. I dati del profilo sono mostrati ai collaboratori nel Workspace. I membri External possono avere un insieme ridotto di preferenze modificabili. ## Aspetto Nell'app desktop puoi scegliere l'aspetto della sidebar sinistra, ad esempio **Classic**, **Dark**, **Light** o **System**. Il controllo tema nella barra superiore offre i temi disponibili per l'applicazione. Desktop e mobile salvano preferenze di aspetto separate, così ogni esperienza può adattarsi al dispositivo usato. ## Notifiche Attiva o disattiva le notifiche push dalle preferenze quando supportate. Anche il browser o il sistema operativo possono bloccarle: se l'app le segnala come disabilitate, controlla il permesso del sito sul dispositivo. ## Account e dati di accesso Usa **Account Settings** per passkey, email di accesso, password e MFA via email. Consulta [Sicurezza dell'account](/account-utente/sicurezza-account). # Sicurezza dell'account Gestire passkey, email, password e verifica in due passaggi Apri il menu utente nell'app desktop e scegli **Account Settings**. Su mobile, apri **Account**. Alcune operazioni richiedono una sessione recente: se richiesto, effettua nuovamente l'accesso. ## Aggiungere una passkey Una passkey ti permette di accedere con Face ID, l'impronta digitale o il PIN del dispositivo, senza digitare la password. 1. Apri **Account Settings** su desktop oppure **Account** → **Access & Security** su mobile. 2. Nella sezione **Passkeys**, scegli **Add passkey**. 3. Segui le indicazioni del dispositivo per completare la creazione. Le passkey richiedono un dispositivo e un browser compatibili. La password resta disponibile anche dopo aver aggiunto una passkey. ## Accedere con una passkey 1. Nella pagina di accesso, inserisci l'indirizzo email del tuo account. 2. Scegli **Sign in with a passkey**. 3. Conferma l'accesso seguendo le indicazioni del dispositivo. Se la passkey non è disponibile o l'accesso non riesce, puoi usare la password. Se il browser non supporta le passkey, aggiornalo prima di riprovare. ## Rimuovere una passkey Nella sezione **Passkeys**, scegli **Remove** accanto alla passkey e conferma con **Remove passkey**. Quella passkey non potrà più essere usata per accedere al tuo account; potrai continuare a usare la password o un'altra passkey. Se l'elenco non si carica, scegli **Refresh list** per riprovare. ## Modificare l'indirizzo email 1. Inserisci il nuovo indirizzo nella sezione **Access Data**. 2. Richiedi il codice di verifica. 3. Inserisci il codice ricevuto al nuovo indirizzo e conferma. Finché la verifica non termina correttamente, continua a usare l'indirizzo precedente per accedere. ## Modificare la password Apri **Change Password**, inserisci le informazioni richieste e scegli una nuova password conforme alle regole mostrate. Dopo il cambio potrebbe essere necessario autenticarsi nuovamente sugli altri dispositivi. ## Attivare MFA via email Nella sezione di sicurezza puoi attivare la verifica in due passaggi via email. Quando è attiva, dopo email e password Fashionupdater richiede anche il codice temporaneo inviato al tuo indirizzo. Prima di attivarla, verifica di poter accedere stabilmente alla casella email associata all'account. Conserva aggiornato l'indirizzo per evitare di perdere l'accesso. ## Sessione e dispositivi condivisi Su un dispositivo condiviso usa **Logout** al termine. Non condividere password o codici di verifica. Se sospetti un accesso non autorizzato, cambia subito la password e contatta l'amministratore del Workspace. # What is Fashionupdater? Fashionupdater is a communication and information sharing platform for companies in the fashion industry. Fashionupdater brings product-development communication, files, Notes, tasks, and decisions into shared Workspaces. Dedicated desktop and mobile experiences use the same content and access rules. ### Keeps everyone updated Use **Models** for style-specific work and **Conversations** for broader shared topics. When enabled, direct and group **Chats** support discussions that do not belong to a Model. Mentions, replies, reactions, notifications, and tasks help the right people follow each update. ### Facilitates search Use **Global Search** to find Models, Conversations, users, messages, Notes, and files. Combine Tags, User Groups, progress statuses, and followed Models to narrow lists. Authorized users can also apply supported bulk actions. ### Manages activities Create a task while writing a message or from an existing message, assign it to yourself, another person, or a User Group, and complete or reopen it from desktop or mobile. ### Works wherever you are The desktop app is designed for multi-panel work and administration. The mobile PWA provides focused access to messages, files, tasks, search, notifications, and deep links from a smartphone. ### Multilingual support The Help Center is available in Italian and English. Use the dropdown menu at the top left to select your preferred language. # Overview and requirements Service overview and basic technical requirements ## Service Overview Fashionupdater is a service based entirely on the cloud. It is founded on the concept of [Workspace](/en/getting-started/the-workspace) as a content container. These are mainly distinguished between [Models and Conversations](/en/workspace-management/model-operations).
Main InterfaceGeneral overview and how to navigate within Fashionupdater.Desktop interface
Using FashionupdaterModels, Conversations and all the ways to organize work.Models and Conversations
Workspace ManagementHow to organize Groups, users and their permissions.Workspace administration
## Basic Technical Requirements Fashionupdater has been developed using standards supported by major modern web browsers. Version v4 provides two dedicated experiences: * the **desktop** app, designed for working from a computer with a recommended screen resolution of at least 1280x1024; * the **mobile** app, optimized for smartphone use. In both cases, a stable internet connection is required. ## Version and Updates For information regarding the latest available version and new features introduced, visit the [Release Notes](https://headwayapp.co/fashionupdater-release-notes) page. ## System Status You can monitor the system and connected services status by visiting the page: [System Status](https://fashionupdater.statuspage.io/). # The Workspace In Fashionupdater the **Workspace** is the main workspace, thanks to which collaboration between multiple users, even from different companies, becomes possible. Each Workspace can be customized with [tags](/en/workspace-management/workspace-administration/tags-and-user-groups), which help with quick model searches and grouping them according to business needs, such as seasons, collections, brands, etc. The Workspace is also the boundary for people, roles, access rules, progress statuses, and enabled product features. Authorized administrators can [invite other users](/en/workspace-management/workspace-administration/invite-user), assign roles, and use User Groups to limit access to the intended Models and Conversations. If your account belongs to more than one Workspace, use the Workspace switcher. Content and permissions remain separate between Workspaces. # Users and roles Each person belongs to a Workspace with a permission level and an **Internal** or **External** member type. The application shows only the sections and actions allowed by that combination and by the Workspace feature settings. ## Permission levels | Role | Typical access | | ----------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Primary Owner** | Owns the Workspace and has the highest Workspace-level administration access. | | **Owner** | Manages Workspace configuration, members, and content according to enabled features. | | **Admin** | Manages operational settings and content available to administrators. | | **Standard** | Creates and collaborates on Models, Conversations, messages, files, Notes, and tasks where access is granted. | | **Viewer** | Accesses assigned Models or Conversations and only the individual content made visible to Viewers. | Fashionupdater also has a system-level **Super Admin** role. It is not assigned from normal Workspace member management. {% hint style="info" %} The table describes the general access model. The interface is the source of truth for the actions available to your account in a specific Workspace. {% endhint %} ## Internal and External members **Internal** members belong to the organization operating the Workspace. **External** members are intended for suppliers, partners, and outside collaborators. External invitations use Viewer access and can be limited to the Models or Conversations assigned through User Groups. ## Viewer access has two layers A Viewer can open a Model or Conversation only when the relevant User Group grants access. Inside it, each message, file, Note, or Drive link must also be marked visible to Viewers. This separation lets a team share only the content intended for external or restricted collaborators. ## Where roles are managed Authorized administrators use **Workspace Settings → Members** to change a member's permission level, member type, access state, and available security controls. See [Role management](/en/workspace-management/workspace-administration/role-management). # Desktop interface ## The Dashboard The Dashboard is the main interface of the application.\ From here you can manage all the models in the Workspace, create new ones, assign tags and user groups to collaborate with other users. In the v4 desktop interface, the workspace is organized into three main areas: * the **left sidebar**, with the main sections, filters, and attention badges; * the **central list**, which shows the items for the selected section; * the work area on the right, where you can read messages, manage files, and view the selected item's details. ## Top Toolbar and Global Search The top menu bar contains the button to add new content, the one to access user preferences (top right) and in the center the field for global search within the Workspace. Search results also provide contextual tools based on the selected category: * in **Models** and **Conversations** you can use **Broadcast Message** and **Export CSV** * in **Files** you can use **Search exact match**, **Bulk Replace**, **Bulk Delete** and **Export CSV** For detailed instructions, see [Message Management](/en/sharing-content/message-management) and [File Management](/en/sharing-content/file-management). For a complete list of search and multi-item workflows, see [Search, filters, and bulk actions](/en/workspace-management/model-operations/search-filters-and-bulk-actions). ## Sidebar ### Main Menu Sections {% tabs %} {% tab title="Home" %} **Home** shows a quick overview of your recent work, such as recently opened models and open tasks. {% endtab %} {% tab title="Models" %} **Models** are containers ready to collect all the necessary information for the Team in an organized way. Thanks to models, in fact, communications between people involved in development will always be easily accessible at any time. Unlike communications that take place via email, in models everything is immediately in the right place and simultaneously shared with the right people.\\ {% endtab %} {% tab title="Conversations" %} **Conversations** are containers similar to models. They have a broader focus but collect communications and information in the same way. {% endtab %} {% tab title="Favorites" %} **Starred** collects the models and conversations you have saved as favorites, so you can reach them quickly. {% endtab %} {% tab title="Task Manager" %} **Task Manager** helps people complete all daily activities without forgetting them. At the same time, it helps project managers assign activities to the right resources and control their progress. {% endtab %} {% tab title="Chats" %} When enabled for the Workspace, **Chats** provides direct and group conversations that are not tied to a Model. {% endtab %} {% tab title="Saved and Drafts" %} **Saved Messages** contains your bookmarked messages. **Drafts** collects threads where you have unsent text or attachments. {% endtab %} {% endtabs %} ### Models and Conversations In Fashionupdater information is cataloged thanks to **Models** and **Conversations**: use them to add messages, files, images, text notes and everything necessary to carry out your work and that of your team. {% tabs %} {% tab title="Main Information" %} Once you have selected a model or conversation you can view the **main information** in the details column on the right: name, description, base size, progress status and cover image. Here you will also see the assigned tags and user groups, based on your account permissions. {% endtab %} {% tab title="Messages and Files" %} Models and conversations offer a dedicated space to write **messages** and add **files**. Here everything is organized and cataloged and you can scroll up to see the conversation history. {% endtab %} {% endtabs %} ### User Menu The **User Menu** shows your name and that of the workspace you are working on.\ From the main menu you can access the sections for managing your account and the entire workspace, based on your access permissions. ### Notification Center The **Notification Center** helps you understand when your attention is required regarding requests from your colleagues or new activities that have been assigned to you. In the notification center you will receive a red badge when a colleague mentions you within a conversation or model or when they assign you a task to complete. ### Sidebar Badges The sidebar shows badges when there are items that require your attention: * **Tasks** shows open tasks assigned to you; * **Models** shows new messages in models you follow; * **Conversations** shows new messages in conversations you can access; * **Chats**, if available in your workspace, shows new chat messages. For models, the badge appears only on models you have chosen to follow. Conversations and chats are considered already followed when you are part of them. ### Filters {% tabs %} {% tab title="Tags" %} **Tags** help you organize models and allow you to create dynamic lists to easily find any content you are looking for.\ For example you can group and organize models by season, brand, collection. The main Tag types used for organization are: 1. **Season**: to assign a specific season to a model. 2. **Brand**: to assign for example a brand or collection to a model. 3. **General**: useful for keeping models organized, for example *men*, *women*, *pants*, *jacket*, etc. {% endtab %} {% tab title="User Groups" %} **User Groups** are groups that are defined in the Workspace with the purpose of better organizing the various Teams and providing targeted and well-defined access to all collaborators, including external ones. User groups help you for example to mention multiple users at once, so as to draw the attention of an entire team to a specific activity. User groups can be assigned to both models and conversations. When you assign a User Group to a model, all members of the group will be able to access it and see the related content, based on their specific permissions. {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="info" %} Assigning **Season** or **Brand** type tags to models will be useful, in addition to content organization, when generating PDF reports from text files. {% endhint %} ## Central List Based on the selection of the main menu and the available filters, the **Central List** shows the loaded elements.\ From the central list you can select a *model* or a *conversation* to access shared content and files. In this section you can act on multiple elements, for example to assign a tag or user group to multiple models in a single operation. See the section dedicated to content organization. In **Models**, you can also filter the list to show only the models you follow. The filter remains active while you scroll and load more results; when you move to another section and return to **Models**, the filter is reset. ## Messages and Files If a model or conversation is selected from the [Central List](#central-list), you will immediately see the related section dedicated to adding messages and files appear on the right. ### Message Field Text field thanks to which you can compose messages and share files, which will therefore be immediately uploaded to the right place. When composing the message you have the possibility to tag other workspace users. If present, you can also tag the user groups assigned to the model or conversation you are working on: this way it is faster to reach the attention of all interested people. ### Message as Task From the message field you can also easily manage **activities**. Thanks to two dedicated switches placed under the text field, you can decide whether to transform the message you are writing into an activity linked to the selected model or conversation. In this case the message is added to the chat and at the same time is converted into the text of an activity that you can see by accessing the **Task Manager** item in the main menu. ### Message Visible to Viewer Users This switch placed under the message field allows you to add a message or file with the permission level that makes it possible to view it even for Viewer type users. Go to the [Message Management](/en/sharing-content/message-management) section for more information on individual message permissions. ## Details Column In the right details column, the main details of the element selected in the central list are shown, such as name, description, progress status, etc. In case of model or conversation, the assigned tags and user groups are also visible in this section. # Mobile app and PWA installation Install and use Fashionupdater on a smartphone Fashionupdater mobile is a smartphone-specific experience that uses the same account, Workspace, content, and permissions as the desktop app. ## What you can do on mobile The bottom navigation provides quick access to **Home**, **Models**, **Conversations**, **Tasks**, and **Search**. From Home you can also open **Starred**, **Saved Messages**, and **Chats** when that feature is available in your Workspace. On mobile you can: * read and send messages, reply, react, save, and translate; * open Models, Conversations, Chats, and individual items from notifications or shared links; * view and download files and linked documents; * review and complete assigned tasks; * use search, notifications, and account preferences. Some administration tools and bulk operations are desktop-only. ## Install the Progressive Web App Fashionupdater mobile can be installed as a **Progressive Web App (PWA)** from a supported browser. ### iPhone or iPad 1. Open the mobile app address in **Safari**. 2. Tap **Share**. 3. Choose **Add to Home Screen** and confirm. ### Android 1. Open the mobile app address in **Chrome**. 2. Open the browser menu. 3. Choose **Install app** or **Add to Home screen** and confirm. The label can vary by device and browser version. ## Push notifications and deep links When supported by the browser and enabled for the Workspace, you can turn on push notifications from notifications or your preferences. Also confirm the browser or operating-system permission when prompted. Links to Models, Conversations, Chats, messages, and tasks open the relevant content directly. If your session has expired, sign in; Fashionupdater then attempts to resume the requested destination. {% hint style="info" %} Availability and visible content always depend on the Workspace, your role, and the permissions assigned to your account. {% endhint %} # Workspace administration Manage shared settings, access, classifications, and reporting Use Workspace administration to manage shared configuration, members, invitations, User Groups, Tags, progress statuses, Audit Log, and Insights. The navigation adapts to your role: if a section is not visible, your account does not have the required permission in that Workspace. Personal appearance, notification, profile, and security settings are under **User Preferences** and **Account Settings** rather than shared administration. # Workspace settings Change shared Workspace settings and sidebar content Workspace settings apply to every member. Only roles with the required administration level can see and change them. ## General settings Open **Workspace Settings → General** to manage: * **Workspace Name**; * **Workspace Color**, used in sidebars, labels, and Workspace references; * **Default Progress Status** for new Models. The color and default status save automatically. Use the displayed save action for fields that require explicit confirmation. ## Right Sidebar Open **Workspace Settings → Right Sidebar** to choose which supported detail tabs are shown for Models and Conversations. This configuration can include sections such as Files, Notes, linked documents, or Contributors. Hiding a tab changes the Workspace interface; it does not delete the underlying content. ## Other administration sections The Workspace Settings navigation also provides, according to your role: * **Members** and **Invitations**; * **User Groups**, **Tags**, and **Progress Status**; * **Audit Log** and **Insights**; * personal **User Preferences** and **Account Settings**. System-level administrators can see additional Workspace and metadata tools that are not part of normal Workspace administration. {% hint style="info" %} To connect an individual Model to a PLM page, use its **Edit details** dialog and see [Cloud-based PLM connection](/en/workspace-management/model-operations/plm-connection). {% endhint %} # Invite a user Invite internal and external collaborators Authorized administrators can invite people from **Workspace Settings → Invitations**. ## Send an invitation 1. Open **Workspace Settings** and select **Invitations**. 2. Choose **Invite Member**. 3. Enter the email address. 4. Select **Internal** or **External** member type. 5. Choose an available permission level and confirm. External invitations use Viewer permission. After accepting, an external member can access only the Models or Conversations granted through User Groups and the individual content made visible to Viewers. ## Manage pending invitations Use the status filters and search in **Invitations** to find an entry. Depending on its state and your permissions, you can resend, update, or revoke it. The available number of members and features can depend on the Workspace subscription. The interface reports when the current limit prevents another invitation. {% hint style="info" %} For access levels, see [Users and roles](/en/getting-started/users-and-roles). For existing accounts, use [Role management](/en/workspace-management/workspace-administration/role-management). {% endhint %} # Role management Manage member permissions, access, and removal Authorized administrators manage existing members from **Workspace Settings → Members**. For the meaning of each level, see [Users and roles](/en/getting-started/users-and-roles). ## Change a member's permission level 1. Open **Members** and find the person. 2. Open the member details. 3. Choose an available **Permission level**. 4. Save or wait for the confirmation shown by the interface. The Workspace owner is always **Primary Owner**. Your own level, the owner's level, and a Super Admin membership can be locked against changes from this dialog. External members use Viewer permission. ## Change member type When allowed, choose **Internal** or **External** in the member details. Changing to External also limits the account to the supported Viewer access model. Review assigned User Groups so the member retains only the intended content. ## User Deactivation and Removal Deactivation and removal have different effects. Use temporary deactivation when access might be restored; remove a membership only when it should no longer belong to the Workspace. ### To deactivate access temporarily 1. Open the member details under **Members**. 2. Turn off the member's access control. 3. Confirm the change. The membership and its configuration remain available for later reactivation, but the person cannot enter that Workspace while access is disabled. ### To deactivate access permanently 1. Open the member details under **Members**. 2. Choose the permanent removal action. 3. Review the warning and confirm. The person loses that Workspace membership. Historical content remains attributed according to the application's retention rules. The Workspace owner, your own protected membership, or a Super Admin cannot be removed from this dialog. {% hint style="warning" %} Removing a Workspace membership is different from deleting the person's global Fashionupdater account. Use the exact action shown in the confirmation and check its scope before proceeding. {% endhint %} # User Groups Organize teams and control assigned access **User Groups** organize people into teams and can grant access to Models or Conversations. They can also be mentioned or used as task assignees where the feature supports it. ## Create or edit a User Group 1. Open **Workspace Settings → User Groups**. 2. Choose **Add User Group**, or select an existing group to edit it. 3. Set its name, color, and members. 4. Save the changes. Only roles with sufficient Workspace permissions can manage groups. ## Assign groups to content Assign one or more User Groups when creating or editing a Model or Conversation. You can also update shared group assignments for multiple Models from selection mode. For Viewer members, assigning the group grants access to the parent item. Each message, file, Note, or Drive link must still be made visible to Viewers. ## Filter and mention groups Use User Group filters in the desktop sidebar to narrow the Models list. In a message or Note, use the mention picker to notify an eligible group. Group mentions notify the members who can access that content. # Tags and User Groups Create the classifications used to organize Models Tags classify Models by product information. User Groups organize people and can also control access. Both can be used as filters, but they serve different purposes. ## Create or edit a Tag 1. Open **Workspace Settings → Tags**. 2. Choose **Add Tag**, or select an existing Tag to edit it. 3. Enter the name, optional description, type, and available color settings. 4. Save the Tag. Authorized users can create more than one Tag in a supported operation, reorder the list, or delete a Tag. Before deleting, review whether it is still assigned to Models. Common Tag types include **Season**, **Brand**, and **General**. Use the types consistently so sidebar filters remain useful to the entire team. ## Assign Tags to Models Tags are assigned from a Model's details or to several selected Models. The assignment changes classification and filtering; it does not grant a person access. ## When to use a User Group Use a User Group when you need to: * organize people into a team; * grant Viewer access to selected Models or Conversations; * mention a team; * assign a group task. See [User Groups](/en/workspace-management/workspace-administration/user-groups) for membership and access details. # Progress statuses Create and order Workspace progress statuses **Progress statuses** describe a Model's current work stage and make it easier to filter the Workspace. ## Manage statuses If your role allows it, open **Workspace Settings** and select **Progress Status**. From here you can: * create a status with a name and color; * edit an existing status; * reorder statuses; * choose the default status for new Models; * remove a status when the operation is allowed. Before deleting or replacing a status that is in use, review the impact on Models that already have it assigned. ## Assign a status to a Model 1. Open the Model. 2. Open its management menu and choose **Change progress status**. 3. Select the new status and confirm. From the Models list you can also enter selection mode and apply a status to multiple Models, when your role and the Workspace feature configuration allow it. ## Filter by status In the desktop app, use **Progress Status** filters in the sidebar or quick search. You can combine them with Tags, User Groups, and the followed-Models filter. Clear active filters to return to the complete list. # Audit Log and Insights Review administrative changes and Workspace metrics Fashionupdater provides two complementary administration views. They are only visible to authorized roles. ## Audit Log Open **Workspace Settings** and select **Audit Log** to review recorded administrative changes, such as updates to members, invitations, roles, and configuration. Search for a member or administrator and use the available filters to narrow the list. Each row identifies who performed the action, when it happened, and, when available, what changed. The Audit Log is intended for administrative changes; it does not replace the history of an individual Model or file. ## Insights Open **Insights** to review Workspace usage through the available metrics, including activity involving messages, files, Models, and their lifecycle state. Use the displayed date range and filters to compare data. Metrics represent content within the current Workspace scope and access rules. {% hint style="info" %} For changes to one item, use [Model and Conversation history](/en/workspace-management/model-operations/view-history) or the file's own history. {% endhint %} # Models and Conversations The main operations on models and conversations ## Models **Models** collect style-specific information such as details, progress status, cover, Tags, User Groups, messages, files, Notes, links, tasks, activity, and contributors. ## Conversations **Conversations** have a broader focus but collect communication and content in the same way. Their access is based on the assigned User Groups. {% hint style="success" %} Many operations are shared by **Models** and **Conversations**. Model-only features include progress statuses, following, covers, and the aborted lifecycle state. {% endhint %} # Add a Model or Conversation Creating content is available in the desktop app to roles with the required permission. ## Add a Model 1. Open **Models** and choose the add action. 2. Enter a **Name**. Model names use dashes instead of spaces. 3. Optionally enter **Code**, **Description**, and **Default Size**. 4. Select at least one **Tag**. 5. Add any required **User Groups**. 6. When enabled, add **Linked Conversations**. 7. Choose **Share contents with Viewers by default** only when new messages, files, Notes, and Drive links should start with Viewer visibility enabled. 8. Select **Add Model**. The Model receives the Workspace's default progress status. Change it later from the Model management menu when needed. {% hint style="info" %} User Group assignment lets eligible Viewers open the Model. Individual content still needs Viewer visibility; see [Message management](/en/sharing-content/message-management). {% endhint %} ## Add multiple Models In **New Model**, switch to multiple-name mode. Enter names separated by commas or paste a list, up to 50 Models per operation. Duplicate names are ignored. Shared Description, Default Size, Tags, User Groups, linked Conversations, and visibility defaults apply to every Model created in that operation. The Code field is available only when creating a single Model. If exactly one User Group with a code is selected, the available option can append that code to every Model name. Review the preview before creating the Models. ## Use active filters as a starting point When you open creation from a filtered Models list, available Tag or User Group filters can prefill the corresponding fields. Review the selections before submitting. ## Add a Conversation 1. Open **Conversations** and choose the add action. 2. Enter a name and optional description. 3. Select at least one **User Group**. 4. Choose whether new contents should be shared with Viewers by default. 5. Select **Add Conversation**. A Conversation remains available to the members of its assigned User Groups according to their role and content visibility. # Edit Model details ## Edit a Model 1. Open the Model in the desktop app. 2. Open its management menu and choose **Edit details**. 3. Update the supported fields: name, code, description, default size, and PLM URL. 4. Save the changes. Use the dedicated controls in the details sidebar for cover, Tags, User Groups, progress status, content visibility, and Follow state. Those settings are not part of the general details form. ## Edit a Conversation 1. Open the Conversation. 2. Open its management menu and choose **Edit details**. 3. Update the name or description and save. Use the separate **Change User Groups**, **Contents visibility**, and history actions for Conversation access and administration. Changes can create events in the item history so authorized users can review what was updated. # Archive, abort, or reactivate Manage the lifecycle of Models and Conversations Fashionupdater keeps **archive** and **abort** as separate lifecycle states. Available actions depend on your permission level. ## Archive an item Archiving removes a Model or Conversation from its active list without permanently deleting it. 1. Open the Models or Conversations list. 2. Enter management mode and select one or more items. 3. Choose **Archive**. 4. Review the selected items and confirm. Find archived items under **Archived Models** or **Archived Conversations**. ## Restore an archived item 1. Open the relevant archived list. 2. Enter management mode and select the items. 3. Choose **Restore** and confirm. An archived Model returns to **Models** or **Aborted Models** according to its underlying lifecycle state. ## Abort a Model Use **Abort** when work on a Model has stopped but the Model must remain available as a distinct business state. In Models management mode, select the Models, choose **Abort**, and confirm. Aborted Models appear under **Aborted Models**. This state is available only for Models, not Conversations. ## Reactivate a Model Open **Aborted Models**, select one or more Models, choose **Reactivate**, and confirm. Reactivated Models return to the active Models list. {% hint style="warning" %} Archive and abort are reversible. Permanent deletion is a separate action available only from the archived list; see [Delete an archived item](/en/workspace-management/model-operations/delete-archived-item). {% endhint %} # Delete an archived item Permanent deletion is available only from the relevant archived list and only to authorized roles. ## Permanently delete an archived item 1. Open **Archived Models** or **Archived Conversations**. 2. Enter management mode. 3. Select one or more items. 4. Choose **Delete**. 5. Review the warning, select the required confirmation, and proceed. {% hint style="danger" %} Permanent deletion cannot be undone and removes the selected item and its contained content according to the application's deletion rules. Use **Restore** instead if the item may be needed again. {% endhint %} An active or aborted Model must first be archived before it can be permanently deleted. # Assign Tags or User Groups to Models Assign tags or user groups to a model ## Assign Tags to a Model 1. Select the model in the dashboard 2. In the right details column of the model click the three-dot icon button in the Tags section. 3. In the **Tags Manager** dialog window, click the dropdown menu and select tags from the menu. 4. To remove a tag assignment, click the **`X`** next to the tag name {% hint style="info" %} Tag assignment or removal is immediate and applies globally to the entire Workspace. To remove all tags assigned to the model, click the **Remove all tags** button. The operation is not reversible and if necessary you will need to reassign all removed tags one by one. {% endhint %} ## Assign User Groups to a Model {% hint style="success" %} By default, *models* present in the Workspace are visible to all users with **Standard** type permissions or higher. Assigning a user group to the model enables access to any users with **Viewer** type permissions who are part of it. {% endhint %} {% hint style="info" %} However, assigning a User Group to the model does not involve direct access by the related *Viewer* type members to the model contents as well. To make content visible to *Viewer* users, configure each message, file, Note, or link as described in [Message management](/en/sharing-content/message-management). {% endhint %} 1. Select the model in the dashboard. 2. In the right details column of the model click the three-dot icon button in the User Groups section. 3. In the User Groups dialog window, click the dropdown menu and select one or more user groups from the menu. 4. To remove a User Group assignment, click the **`X`** next to the name. {% hint style="info" %} Assigning a user group to a model happens immediately and any **Viewer** type users belonging to that user group will be able to view the model in their dashboard. If no user groups are available from the menu, it will be necessary to add them from the user groups management panel. To perform this operation a role with sufficient permissions is required. For more information consult the [Role Management](/en/workspace-management/workspace-administration/role-management) section. {% endhint %} # Assign User Groups to a Conversation Assign user groups to a Conversation 1. Select the **conversation** in the dashboard. 2. In the right details column of the conversation, click the three-dot icon button in the User Groups section. 3. In the User Groups dialog window, click the dropdown menu and select one or more user groups from the menu. 4. To remove a User Group assignment, click the **`X`** next to the name. {% hint style="info" %} Assigning a User Group to a conversation happens immediately and its members will be able to view it in their dashboard. Similarly, removing the Group will make it inaccessible to all its members. If no User Groups are available from the menu, it will be necessary to first add them from the **User Groups Management** panel. To perform this operation a role with sufficient permissions is required. For more information consult the [Role Management](/en/workspace-management/workspace-administration/role-management) section. {% endhint %} {% hint style="success" %} **For Conversations it is mandatory to assign at least one User Group.** This means it will not be possible to remove the assignment of the last User Group present in the list. Therefore, if there is only one User Group assigned and you want to replace it with a different one, *it will be necessary to first assign the new User Group* and then remove the previously assigned one. {% endhint %} # Starred items and followed Models **Starred** and **Follow** solve different needs and are personal to your account. ## Add or remove a Starred item Use the star action on a Model or Conversation to add it to **Starred**. Use the same action again to remove it. Open **Starred** from the main navigation to see your favorite Models and Conversations in one place. ## Follow a Model Following a Model enables unread activity tracking for that Model. 1. Open the Model. 2. In its details, turn on **Follow this model**. When another user adds messages after your last visit, Fashionupdater shows the available unread badge in the Models navigation and list. Opening the Model updates your viewed state. Use the followed-only control in the Models list to display only Models you follow. The filter is reset when you leave the section. Turn off **Follow this model** to stop following it. {% hint style="info" %} The follow control is shown only to roles that can use it. Conversations and Chats track unread activity through participation and do not use the same manual follow switch. {% endhint %} # Search, filters, and bulk actions Find content and update multiple items in the desktop app The desktop app provides contextual filters, quick search, and **Global Search**. Available actions depend on your role, the result type, and the features enabled for the Workspace. ## Filter lists In the sidebar you can filter Models by: * Tags; * User Groups; * progress statuses; * followed Models only. Separate lists are available for archived Models, aborted Models, archived Conversations, and archived Chats. Active filters are shown in the list and can be cleared individually or all at once. ## Use Global Search Open **Global Search** from the top bar or with the shortcut displayed in the interface. Search can return Models, Conversations, users, messages, notes, and files. Open a result to go to its original context. For supported files, you can also open a preview before navigating to the Model or Conversation. ## Update multiple Models Enter selection mode in the Models list, select the items, and use the available action to: * assign or remove shared Tags and User Groups; * change progress status; * archive; * abort or reactivate; * restore or permanently delete archived items. Always review the summary before confirming a destructive action. ## Bulk actions from search From the appropriate **Global Search** results you can: * send a broadcast message to multiple Models or Conversations; * rename multiple items with the available options; * export results to CSV; * replace or delete multiple occurrences of the same file. For file-specific details, see [File management](/en/sharing-content/file-management). # Cloud-based PLM connection A Model can store a direct URL to the corresponding item in a cloud PLM. The link provides quick navigation only; Fashionupdater does not synchronize or modify PLM data. ## Add or change a Model PLM URL 1. Open the Model in the desktop app. 2. Open its management menu and choose **Edit details**. 3. Enter the complete destination in **PLM Url**. 4. Save the Model details. Use a full `https://` address that opens the specific PLM item, for example `https://company.plm.example/items/12345`. ## Open the PLM item After a valid URL is saved, select **Open PLM** in the Model details. The link opens outside Fashionupdater. {% hint style="info" %} The external PLM controls authentication and authorization. Each user must have the required PLM account and permission; Fashionupdater access does not grant access to the external system. {% endhint %} To remove the shortcut, clear **PLM Url** in **Edit details** and save. # History, activity, and contributors The desktop app provides several complementary views for understanding what happened in a Model or Conversation. ## Open Model or Conversation history 1. Select a Model or Conversation. 2. Open its management menu. 3. Choose **Model history** or **Conversation history**. The history window can include: * **Model events** or **Conversation events**; * **Recent accesses**; * **Deleted messages**; * **Deleted files**. Use search, sorting, and the available tabs to locate an event. When an event still points to a message, select it to return to the thread. ## Review activity in context The main activity pane shows the live conversation and system events in chronological context. Replies, pinned messages, files, Notes, and status changes remain connected to the original item. ## Review contributors Open the **Contributors** tab in the details sidebar to see people who have contributed to the selected Model or Conversation and their available message counts. The tab is displayed only when enabled in the Workspace sidebar configuration and allowed by your role. ## File and Note history Files and Notes can expose their own version or change history. Use the item's menu rather than the Model history when you need file replacements, versions, or Note-specific changes. # Linked Elements Connect Models and Conversations and mention related content Linked Elements connect related Models and Conversations so users can navigate between product information and broader discussions. The feature is shown only when enabled for the Workspace. ## Link Conversations to Models When creating a Model in the desktop app: 1. Open **New Model**. 2. Complete the required Model details. 3. Under **Linked Conversations**, search for Conversations you can access. 4. Add the required Conversations and create the Model. The relationship is created together with the Model. Only selectable content within your current access scope appears in the search. ## Navigate and mention linked content Where a linked-content section is enabled in the details sidebar, select an item to navigate to it. You can also type **#** in a message or Note to mention available Models, Conversations, files, or Notes. Selecting the mention opens the referenced content. {% hint style="info" %} A link makes navigation easier; it does not override the destination's access rules. Every user must still have permission to open the referenced item. {% endhint %} # Message management Send messages and manage replies, reactions, visibility, and translation Models and Conversations contain a real-time message thread for communication and shared content. Chats use the same core message actions but have their own membership rules; see [Chats](/en/sharing-content/chats). ## Send a message 1. Open a Model, Conversation, or Chat. 2. Write in the composer at the bottom of the thread. 3. Add mentions, files, a Google Drive link, or a Note when needed. 4. Select **Send**. The composer automatically keeps an unsent draft. You can also translate the text before sending it. ## Message visibility for Viewers Standard users and higher can see content in the Models and Conversations they can access. A Viewer must first have access to the parent item through the assigned User Groups. Individual messages, files, Notes, and Drive links must also be visible to Viewers. Before sending, use **Make visible to Viewers** to make the message and its pending attachments public to eligible Viewers. Authorized users can change the visibility later with the people icon on the message. {% hint style="warning" %} Changing visibility takes effect immediately. Parent access and content visibility are both required; enabling one does not replace the other. {% endhint %} Chats do not use Viewer visibility. Chat access is based on participation. ## Reply to a message Open the message actions and select **Reply**. The composer shows the referenced message; write your response and send it. Select the reference in a reply to return to the original message. When replying to a message visible to Viewers, Fashionupdater keeps the reply visible to the same audience where required by the access rules. ## React to a message Use the thumbs-up action to add or remove your reaction. Select the reaction count to see who reacted when that information is available. ## Edit or delete a message You can edit your own supported messages. Open the actions, choose **Edit**, update the text, and save. Exit edit mode to discard unsaved changes. The author and authorized moderators can delete a message. When a message has files, the confirmation can offer a separate choice about deleting its attachments. Review that option before confirming. ## Save a message and use drafts Use the bookmark action to add or remove a message from **Saved Messages**. The saved view is personal and links back to the original thread. Draft text and pending attachments are saved automatically for each thread. Open **Drafts** in the desktop app to find every unsent draft. See [Notifications, saved messages, and drafts](/en/sharing-content/notifications-saved-messages-and-drafts). ## Create a Broadcast Message A broadcast sends the same text and optional files to multiple Models or Conversations from the desktop app. 1. Open **Global Search** and select the target Models or Conversations, or use the available **Broadcast Message** action. 2. Review the target list and remove anything that should not receive the content. 3. Write the text and optionally attach supported files. 4. Choose Viewer visibility when required. 5. Send and review the result summary. The result can be exported to CSV. A text-only broadcast may offer **Undo** in its completion dialog; a broadcast that includes files does not provide the same automatic rollback. ## Translate a draft message 1. Write the source text. 2. Open the translation action in the composer. 3. Choose the target language. 4. Review the translated text before sending. Mentions are preserved where supported. Set your default translation language under **User Preferences**. ## Translate a received message Open **More actions** on a received message and select **Translate**. The translation appears with the original message and can be closed without changing the source content. ## Highlight a Message Authorized users can pin an important message in a Model or Conversation. 1. Open **More actions** on the message. 2. Choose **Pin message**. 3. Open the pinned-messages bar to browse highlighted messages and jump to the original position. Use **Unpin message** to remove it from the highlighted list. The message stays in the thread. ## View Message Information When your permission level allows it: 1. Open **More actions** on a message. 2. Select **View message info**. 3. Review the users who could see the message and the available viewing data. A viewing indication is based on whether a user's last access to the thread is after the message became visible to that user. If Viewer visibility was enabled later, that later visibility time is used. ## Create a task from a message Use the task action on an existing message, or enable the task option while composing, to create a linked task. Choose yourself, individual users, or a User Group as allowed. See [Task management](/en/sharing-content/task-management). # Chats Use direct and group Chats **Chats** are for direct or group conversations that do not need to belong to a specific Model. The section is visible only when Chats are enabled for the Workspace and your account can use them. ## Create a Chat 1. Open **Chats**. 2. Choose **New chat**. 3. Search for and select one or more people. 4. For a group Chat, provide the requested name and confirm. A Chat with one other person is direct; adding more participants creates a group Chat. ## Messages and content In a Chat you can send messages, reply, react, save, translate, and attach files. The detail tabs collect the available **Info**, **Files**, **Notes**, and **Links** for that conversation. Chats do not use the **Make visible to Viewers** option available in Models and Conversations. Access is based on Chat participation. ## Manage participants and settings Open **Chat settings** for the actions allowed by your Chat role: * change a group Chat name; * add or remove participants; * assign the **Admin** or **Member** role; * leave the Chat; * delete the Chat for yourself or, when permitted, for everyone. {% hint style="warning" %} Review the deletion confirmation carefully: **Delete for me** and **Delete for everyone** have different effects. {% endhint %} ## Archived Chats and notifications Find archived Chats under **Archived Chats**. Unread messages update the navigation counter and can generate notifications according to your account preferences. # File management Adding files and assigning related permissions Within models and conversations there is a dedicated area for messaging. From here you can communicate with colleagues and share useful content. {% hint style="success" %} By default, *models* present in the Workspace are visible to all users with **Standard** type permissions or higher. Only assigning a user group to the model enables access to any users with **Viewer** type permissions who are part of it. Assigning a User Group to the model does not however involve direct access by the related *Viewer* type members to the model contents as well. To make files visible to *Viewer* type users it is necessary to specify permissions for each individual file, as described below. {% endhint %} ## Add Files to a Model or Conversation 1. Select a **model** or a **conversation**. 2. Click the **"+"** icon at the bottom left of the text field and choose **File from computer**. 3. Add up to **10 files per message**: * Dragging them to the dedicated area * Clicking **Select files...** * Pasting them directly into the text field 4. Add a text message to accompany the files (optional). 5. Click **Send** to complete sharing. ## Add Files Also Visible to Viewer Users 1. Select a **model** or a **conversation**. 2. Click the **"+"** icon at the bottom left of the text field and choose **File from computer**. 3. Add up to **10 files per message**: * Dragging them to the dedicated area * Clicking **Select files...** * Pasting them directly into the text field 4. Add a text message to accompany the files (optional). 5. Set the visibility control to **Make visible to Viewers** for the files and accompanying text. 6. Click **Send** to complete sharing. {% hint style="warning" %} Files are visible to Viewer users only when Viewer visibility is enabled and those users can access the Model or Conversation. {% endhint %} ## Modify the Visibility of Already Shared Files 1. Select the **model** or **conversation**. 2. Open the **Files** tab in the details sidebar. 3. Locate the file in the list. 4. Use **Make visible to viewers** or **Hide from viewers**. 5. The people icon reflects the current visibility. {% hint style="warning" %} Visibility modification is immediate and in case of activation Viewer users will immediately be able to access the file. {% endhint %} ## Replace an Existing File with a New Version It is possible to replace a file with a new version without having to delete it in advance. 1. To replace a file with a new version of the same, select the desired model or conversation. 2. Open the **Files** tab in the details sidebar and locate the file. 3. Position the mouse cursor over the file and click the button with the three-dot icon. 4. Click **Replace** from the dropdown menu. 5. Select a file from your device, making sure it has the same extension as the original file. {% hint style="warning" %} **When you replace a file:** * The extension of the new file must be **the same** as the original file. * The current name will **not** be overwritten with that of the new file. If necessary, you can still rename the file later. {% endhint %} ## Bulk Replace a File Across the Workspace You can replace the same file across multiple models and conversations starting from the **Files** search results. 1. Open **global search** and switch to the **Files** section. 2. Search for the file and, if needed, click **Search exact match** to narrow the results to the exact file name. 3. Click **Bulk Replace** on the file you want to update. 4. Review the list of target items found across the workspace. * You can manually exclude one or more targets before continuing. 5. Upload the new file: * Dragging it into the dedicated area * Clicking **Select file** * Pasting it into the message area 6. Optionally: * add a broadcast message * enable **Viewer** visibility * activate **Update file name in selected items** to rename the file across the selected targets 7. If rename is active, the system checks for any **name conflicts** before allowing the operation. 8. Click **Replace files** to complete the update. {% hint style="info" %} At the end of the operation, the system shows a dedicated result window with a detailed summary and **Export CSV**. {% endhint %} ## Bulk Delete File Occurrences Across the Workspace You can also delete all occurrences of the same file across multiple models and conversations from the **Files** search results. 1. Open **global search** and switch to the **Files** section. 2. Search for the file and, if needed, click **Search exact match**. 3. Click **Bulk Delete** on the selected file. 4. Review the targets found across the workspace and remove any items you do not want to include. 5. Select the confirmation checkbox to confirm that you want to proceed. 6. Click **Delete** to remove all selected occurrences. {% hint style="warning" %} Bulk Delete is a destructive action. The system requires explicit confirmation before continuing. {% endhint %} ## Search and Export File Results The **Files** section of global search also provides additional tools to speed up file management: 1. Use **Search exact match** to refresh the results using the exact file name. 2. Use **Export CSV** to download the current list of file search results. The exported file includes the current results shown in the search panel. ## Download all files from a model You can download all files from a model in a single ZIP archive, saving time when you need to work with multiple files. 1. Select the **model** or **conversation**. 2. Open the **Files** tab in the details sidebar. 3. Click the **download icon** at the top of the files list. 4. Wait while the system prepares the ZIP archive. * The preparation window shows the progress and number of files being compressed. 5. Once ready, the download will start automatically. {% hint style="info" %} **What happens during download:** * All files accessible to you are included in the ZIP archive. * Viewer users will only receive files they have permission to access. * If any files are not available on storage, you'll see a warning with the list of missing files. {% endhint %} {% hint style="success" %} This feature is available to all users and respects individual file access permissions. {% endhint %} ## Preview and download a file Select a supported file to open its preview. Depending on the format, the preview can display images, PDFs, spreadsheets, ZIP contents, or other supported documents. Use **Open in new tab** or **Download** when you need the original. If a preview is unavailable, download the file and open it with an appropriate application. Access checks still apply to previews and downloads. ## Rename or delete a file Open the file's options and choose **Rename** to change its displayed name. The file extension remains part of the format and should not be changed to imitate a different file type. The author or an authorized moderator can choose **Delete file**. Deletion removes that occurrence from the content where it was shared. Use the bulk operation only when you intend to affect matching occurrences across multiple items. ## Browse versions and file history For supported files and roles, the options menu provides two related views: * **Browse versions** lists the versions created through replacement and lets you inspect the available file revisions; * **File history** records file events and changes over time. Replacing a file creates a managed version relationship; uploading another file with a similar name does not automatically create a new version. ## Manage several files in one item In the **Files** tab, enter selection mode to select accessible files. You can delete selected files together or download the available files as a ZIP. Review the confirmation carefully because deletion affects the selected occurrences. # Text notes Create, edit, and share formatted notes **Notes** are formatted text documents attached to a Model, Conversation, or Chat. They are useful for specifications, meeting notes, summaries, and information that must remain editable. ## Create a note 1. Open the item where you want to work. 2. From the composer, choose the action to create a **Note**. 3. Enter a title and content, apply formatting, and save. While editing, you can use the available mentions. Fashionupdater keeps a local draft when needed to reduce the risk of losing unsaved changes. ## Visibility In Models and Conversations, authorized users can make a note visible or hidden from Viewers. In Chats, access is based on participation instead. A note that is visible to Viewers can still be opened only by people who can access its parent Model or Conversation. ## Search, review, and export Notes can appear in **Global Search**. Open a note from a result or from the original item's **Notes** tab. Depending on your permissions, the note menu lets you: * open or download a PDF; * return to where the note was shared in the conversation; * review its change history; * delete the note. Before deleting, confirm that the note no longer contains information the team needs. # Google Drive documents Add and manage links to Google Drive documents Fashionupdater can attach supported Google Docs, Google Sheets, and Google Slides links to a Model, Conversation, or Chat. It stores a link and does not copy or edit the source document. ## Add a Google Drive link 1. Open the relevant thread. 2. In the composer, open the add-content menu and choose **Google Drive Link**. 3. Enter a title and paste the document URL. 4. For a Model or Conversation, choose Viewer visibility when required. 5. Confirm and send the content. The link appears in the message thread and, when enabled, in the **Google Drive links** detail tab. ## Open or edit link details Select the card to open the source document. From its available actions you can return to the message where it was shared, open the external link, or edit its stored title and URL. Deleting the Fashionupdater link does not delete the original Google Drive document. ## Google permissions Access to the linked document is controlled by Google Drive. Before sharing, set the appropriate permission for the intended people or organization. A user can have access to the Fashionupdater message and still be denied by Google. See [Google Drive sharing guidance](https://support.google.com/docs/answer/2494822) for Google-side access settings. # Tagging users, groups, and items Mentions connect people and related content without duplicating information. They are available in message composers and formatted Notes where supported. ## Mention a person or User Group 1. Place the cursor in the editor. 2. Type **@** or select the mention action. 3. Search for an eligible person or User Group. 4. Select the result and finish the message or Note. Mentioned people receive the available notification only if they can access the parent content. The list adapts to the Model, Conversation, Chat, visibility setting, and your own permissions. For a Viewer in a Model or Conversation, enable Viewer visibility before using the mention when required. A mention never grants access by itself. ## Mention a Model, Conversation, file, or Note 1. Type **#** in a supported editor. 2. Search for the related item. 3. Select it from the results. The mention becomes a navigable reference. Available result types can include Models, Conversations, files, and Notes. Each reader must still have permission to open the destination. ## Mentions in translated text When you translate a draft with Fashionupdater, supported mentions remain connected to their original targets. Review the translated text before sending to confirm that the surrounding wording is correct. # Task management Tasks keep an action connected to its original Model, Conversation, Chat, or message. They are available in both desktop and mobile experiences. ## Create a task while sending a message 1. Open the relevant thread and write the message. 2. Enable the task option in the composer. 3. Assign the task to yourself, individual users, or an available User Group. 4. Send the message. Fashionupdater creates the message and the linked task together. Assigned users receive the available notification and see the open task counter. ## Create a task from an existing message Open the actions for the message and choose the task action. Review the task text and select the assignees before confirming. The task keeps a link back to the source content. ## Use the task lists Open **Tasks** and switch between: * **My Tasks** for work assigned to you; * **Assigned by me** or **Assigned to Others** for tasks you created for other people, depending on the app. Open a task to review its source, assignees, creator, and current completion state. ## Complete or reopen a task Select the completion control to mark a task complete. Use the same task's action to reopen it if more work is required. The creator can receive an update when an assignee completes the task. ## Tasks assigned to a User Group All eligible members receive the group assignment and see it among their tasks. When one member completes the group task, it becomes complete for the group. If one member reopens it, it becomes active for the group again. {% hint style="info" %} Task availability and the people you can assign depend on your access to the source content and on Workspace permissions. {% endhint %} # Notifications, saved messages, and drafts Find updates, important messages, and unsent content Fashionupdater collects items that need attention in personal views. These views always respect current permissions: if you lose access to the original content, you cannot open it from a notification or saved link. ## Notifications Open **Notifications** to review mentions, replies, task assignments, and other available updates. Select a notification to open its original context. In the desktop app you can mark items as read or unread and clear the list with the available actions. Navigation counters identify activity you have not yet reviewed. Push notifications can be enabled from preferences when supported by the browser, device, and Workspace. ## Saved Messages Use the bookmark action on a message to add it to **Saved Messages**. This view keeps a personal link to the message and its Model, Conversation, or Chat. To remove it, use the message's **Save/Unsave** action again or the menu in the saved-items view. ## Drafts As you compose a message, Fashionupdater automatically saves a draft for that Model, Conversation, or Chat. Draft text and pending attachments can be restored when you return to the same place. Open **Drafts** in the desktop app to find every conversation with an unsent message. Sending the message or explicitly deleting the draft removes it from the list. ## Starred **Starred** is separate from saved messages: it collects Models and Conversations marked as favorites. See [Starred items and followed Models](/en/workspace-management/model-operations/favorite-items). # User preferences Fashionupdater separates personal preferences from sign-in security. In the desktop app, open the user menu and choose **User Preferences**. On mobile, open **Account** and expand the relevant sections. ## Profile preferences Depending on your member type, you can update: * first name, last name, and job title; * the color used for your avatar; * the default **AI Language** used by translation features. Profile details are shown to collaborators across the Workspace. External members can have a reduced set of editable preferences. ## Appearance In the desktop app, select a left-sidebar appearance such as **Classic**, **Dark**, **Light**, or **System**. The top-bar theme control provides the available application themes. Desktop and mobile save their own appearance preferences so each experience can match the device where it is used. ## Notifications Turn push notifications on or off from preferences when supported. The browser or operating system can also block notifications; if the app reports that they are disabled, review the site permission on that device. ## Account and access data Use **Account Settings** for passkeys, your sign-in email, password, and email MFA. See [Account security](/en/user-account/account-security). # Account security Manage passkeys, email, password, and two-step verification Open the user menu in the desktop app and choose **Account Settings**. On mobile, open **Account**. Some operations require a recent session; sign in again when prompted. ## Add a passkey A passkey lets you sign in with Face ID, your fingerprint, or your device PIN, without typing your password. 1. Open **Account Settings** on desktop or **Account** → **Access & Security** on mobile. 2. Under **Passkeys**, choose **Add passkey**. 3. Follow your device's instructions to finish creating the passkey. Passkeys require a compatible device and browser. Your password remains available after you add a passkey. ## Sign in with a passkey 1. On the sign-in page, enter your account's email address. 2. Choose **Sign in with a passkey**. 3. Follow your device's instructions to confirm sign-in. If your passkey is unavailable or sign-in fails, you can use your password. If your browser does not support passkeys, update it before trying again. ## Remove a passkey Under **Passkeys**, choose **Remove** next to the passkey and confirm with **Remove passkey**. You will no longer be able to sign in to your account with that passkey; you can still use your password or another passkey. If the list does not load, choose **Refresh list** to try again. ## Change your email address 1. Enter the new address under **Access Data**. 2. Request a verification code. 3. Enter the code sent to the new address and confirm. Until verification succeeds, keep using the previous address to sign in. ## Change your password Open **Change Password**, provide the requested information, and choose a new password that meets the displayed requirements. You may need to sign in again on other devices after the change. ## Enable email MFA In the security section, you can enable two-step verification by email. When it is active, Fashionupdater asks for a temporary code sent to your address after your email and password. Before enabling it, make sure you have reliable access to the mailbox connected to the account. Keep the address current to avoid losing access. ## Sessions and shared devices Use **Logout** when you finish on a shared device. Never share passwords or verification codes. If you suspect unauthorized access, change your password immediately and contact your Workspace administrator.